С 1 сентября 2026 года привычный порядок оформления документов при перевозке грузов меняется. Для ряда перевозочных документов основным становится электронный формат, а сведения по перевозке должны проходить через цифровой контур ЭПД.
Для компаний, которые ведут учет в 1С, это означает не только появление новой формы документа. В электронную цепочку включаются сведения о грузе, участниках перевозки, автомобиле, водителе, местах погрузки и разгрузки, а отдельные действия должны подтверждаться ответственными сотрудниками в установленной последовательности.
Поэтому подготовка к ЭТрН — это одновременно организационная и техническая задача. Необходимо сопоставить реальный процесс перевозки с данными в 1С, определить участников обмена и проверить, сможет ли учетная система сформировать полный комплект сведений без ручных обходных операций.
Основные изменения по обязательным ЭПД мы уже разбирали в отдельной новости о переходе на электронные перевозочные документы . В этом материале остановимся именно на подготовке процессов и 1С.
Содержание
- Что меняется с 1 сентября 2026 года
- Почему ЭТрН — это не просто электронная накладная
- Как работает обмен через ГИС ЭПД
- Кого затрагивает переход на ЭТрН
- Какую роль играет электронный заказ или заявка
- Почему начинать нужно с процессов и договоров
- Что проверить в 1С перед переходом
- Что учесть компаниям с доработанной 1С
- КЭП, МЧД и права сотрудников
- Как подготовиться к переходу по шагам
- Как проверить готовность к ЭТрН
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Требование о переходе на электронные перевозочные документы закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Изменения затрагивают автомобильные, железнодорожные и воздушные перевозки, а также транспортно-экспедиционную деятельность.
В электронном виде должны оформляться, в частности:
- транспортная накладная;
- заказ и заявка на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- железнодорожная транспортная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке.
При этом для отдельных ситуаций сохраняются предусмотренные законодательством исключения. Поэтому определять обязанность по конкретному документу необходимо с учетом вида перевозки, состава участников и договорной схемы.
Сама дата перехода остается прежней — 1 сентября 2026 года. До 1 марта 2027 года действует адаптационный период, в течение которого за сам факт предъявления бумажного документа вместо обязательного электронного предусмотрен более мягкий порядок реагирования.
Для компании этот период лучше рассматривать не как возможность отложить проект, а как резерв времени для устранения ошибок, которые проявятся после запуска реального обмена.
Почему ЭТрН — это не просто электронная накладная
При работе с бумагой транспортная накладная воспринималась прежде всего как готовый документ, сопровождающий перевозку. В электронном формате важна уже не только итоговая форма, но и история действий, которые происходят по мере движения груза.
В процессе появляются сведения о согласованной перевозке, передаче груза перевозчику, выполнении рейса, результатах приемки и завершении доставки. Эти данные вносят разные участники, поэтому документ развивается вместе с самой перевозкой.
Упрощенно последовательность можно представить так:
согласование перевозки → оформление ЭТрН → передача груза перевозчику → доставка → приемка → закрытие перевозочного документооборота.
Если после отправки изменились исходные условия — например, назначен другой водитель, заменен автомобиль или изменилось место доставки, — эти события также должны быть корректно отражены в электронном процессе.
Поэтому задача автоматизации состоит не в том, чтобы перенести привычную бумажную форму в 1С, а в том, чтобы связать в одной цепочке данные и действия всех ответственных сторон.
Как работает обмен через ГИС ЭПД
Передача перевозочных документов построена через специализированную инфраструктуру. Компания работает не напрямую с государственной системой, а через оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
Если упростить техническую схему, она выглядит следующим образом:
1С компании → оператор ИС ЭПД → государственная система → участники конкретной перевозки.
Передаваемый документ должен соответствовать установленному формату. Поэтому система проверяет не только наличие файла или электронной подписи, но и состав данных, их структуру и корректность обязательных реквизитов.
При использовании решений 1С обмен можно встроить в привычную работу пользователей через функциональность 1С-ЭПД. При этом конкретные возможности зависят от используемой конфигурации, ее версии и особенностей информационной базы.
По этой причине перед подключением важно проверить не только наличие соответствующего раздела в программе, но и способность текущей системы передавать все необходимые сведения.
Кого затрагивает переход на ЭТрН
Электронный перевозочный документооборот касается не только организаций, которые непосредственно предоставляют транспорт.
В обычной поставке участвуют как минимум несколько сторон:
| Участник | Что происходит на его стороне |
|---|---|
| Грузоотправитель | Передает исходную информацию о грузе, месте отправки и условиях перевозки |
| Перевозчик | Подтверждает принятие груза и отражает сведения, связанные с выполнением рейса |
| Грузополучатель | Фиксирует результат получения и приемки груза |
| Экспедитор | При наличии транспортно-экспедиционной схемы организует перевозку и участвует в оформлении предусмотренных документов |
Таким образом, подготовка потребуется не только транспортным организациям. Производитель, поставщик или покупатель также может оказаться активной стороной электронного обмена.
Внутри предприятия изменения обычно затрагивают несколько подразделений одновременно: логистику, склад, бухгалтерию, ИТ-службу, сотрудников транспортного участка и работников, которым предоставлены полномочия на электронное подписание.
Какую роль играет электронный заказ или заявка
Работа с перевозкой начинается раньше, чем появляется сама ЭТрН. Если для доставки привлекается сторонний перевозчик, условия будущего рейса необходимо предварительно согласовать.
Для этого используются электронные заказ или заявка. В них можно зафиксировать сведения, которые необходимы для организации перевозки: характеристики груза, точки маршрута, требования к транспортному средству и другие параметры.
После согласования перевозчик со своей стороны может дополнить информацию сведениями о назначенном автомобиле и водителе.
Для 1С это важный элемент автоматизации: данные, которые уже были введены и согласованы на предыдущем этапе, могут использоваться далее при формировании ЭТрН. В результате сотруднику не приходится заново собирать одни и те же сведения из писем, телефонных звонков или мессенджеров.
Чем больше ежедневный объем перевозок, тем заметнее становится эффект от такой связанной схемы. Основная задача здесь — добиться движения данных между документами, а не заменить бумажное заполнение электронным ручным вводом.
Почему начинать нужно с процессов и договоров
Настройка программы не должна быть первым этапом проекта. До технических изменений необходимо разобраться, какая модель перевозки фактически используется в компании.
Для этого стоит описать основные варианты работы:
- кто инициирует перевозку;
- кто передает груз;
- кто организует транспорт;
- используются собственные автомобили или внешние перевозчики;
- привлекается ли экспедитор;
- где фактически происходит погрузка;
- кто принимает груз на конечной точке;
- кто внутри компании отвечает за оформление и контроль документов.
После этого необходимо сопоставить фактическую схему с договорами.
Например, договор перевозки и договор транспортной экспедиции создают разные роли сторон. При участии экспедитора дополнительно имеет значение, получает ли он груз во владение и будет ли самостоятельно привлекать перевозчика.
Если не определить эти условия заранее, технически настроенная ЭТрН может не соответствовать реальному хозяйственному процессу.
Поэтому до внедрения следует зафиксировать несколько типовых сценариев компании и для каждого определить состав участников, документы и ответственных лиц.
Что проверить в 1С перед переходом
Когда бизнес-схема понятна, можно переходить к проверке учетной системы.
На практике проблемы чаще возникают не из-за отсутствия самой возможности сформировать ЭТрН, а из-за того, что необходимых для нее данных нет в 1С либо они ведутся неполно.
| Объект проверки | На что обратить внимание |
|---|---|
| Конфигурация и релиз | Поддерживается ли нужный сценарий электронных перевозочных документов в используемой версии |
| Организации и контрагенты | Полнота и актуальность регистрационных и контактных сведений |
| Адресная информация | Соответствуют ли данные фактическим точкам погрузки и получения груза |
| Водители | Есть ли сведения, необходимые для передачи в электронные документы |
| Транспорт | Заполнены ли характеристики и реквизиты транспортных средств |
| Груз | Можно ли получить из учетных документов требуемые параметры перевозимого груза |
| Пользователи | Кто имеет доступ к операциям с ЭПД и кто отвечает за конкретные этапы |
| Подписание | Подготовлены ли электронные подписи и полномочия сотрудников |
Часть реквизитов раньше могла вообще не использоваться в учетном процессе. Поэтому заполненность справочников стоит проверять отдельно, а не рассчитывать, что все необходимые сведения уже есть в базе.
Если документ формируется, но не проходит дальнейшую обработку, необходимо разделять технические ошибки обмена и ошибки исходных данных. Это значительно ускоряет поиск причины.
Подготовка таких настроек может выполняться в рамках настройки 1С.
Что учесть компаниям с доработанной 1С
В рабочей базе типовой функционал часто соседствует с доработками, созданными за несколько лет эксплуатации системы. Именно поэтому наличие поддержки ЭПД в конфигурации еще не означает автоматическую готовность конкретной базы.
На предприятии могут использоваться собственные документы доставки, дополнительные регистры, отдельные справочники транспорта, интеграции со складскими и логистическими системами.
Например, адрес фактической отгрузки может храниться не в стандартном реквизите документа, а автомобиль назначаться во внешнем сервисе. Для пользователя процесс при этом работает привычно, но стандартный механизм ЭПД может не увидеть нужные сведения.
Перед запуском необходимо определить:
- из какого объекта 1С будет получен каждый значимый реквизит;
- какие изменения внесены в документы продаж, склада и доставки;
- есть ли внешние системы, участвующие в формировании данных;
- как обновление повлияет на существующие доработки;
- какие действия можно оставить типовыми, а где потребуется адаптация.
При необходимости такие изменения выполняются в рамках доработки 1С. При этом лучше сначала определить источник проблемы и только затем изменять конфигурацию.
КЭП, МЧД и права сотрудников
После технической подготовки нужно проверить организацию подписания.
В электронном процессе действия выполняются конкретными ответственными лицами. Поэтому заранее необходимо определить сотрудников, которые будут оформлять, проверять и подтверждать соответствующие этапы перевозки.
Если документ подписывает не руководитель, а другой сотрудник, требуется корректно оформить его полномочия. В зависимости от ситуации для этого используется машиночитаемая доверенность.
Отдельно стоит продумать резервную схему. Если право подписи есть только у одного человека, его отсутствие может остановить работу с документами даже при полностью исправной 1С.
До запуска стоит зафиксировать:
- кто создает ЭПД;
- кто проверяет заполнение;
- кто подтверждает конкретные этапы;
- кто выполняет эти функции при замещении;
- какие сотрудники должны иметь доступ к 1С;
- какие действия будут выполняться вне рабочего места 1С.
Как подготовиться к переходу по шагам
- Соберите перечень используемых схем перевозки.
Разделите собственную доставку, работу со сторонними перевозчиками, самовывоз и транспортно-экспедиционные операции. - Определите участников каждой схемы.
Для конкретного сценария должно быть понятно, кто отправляет груз, кто организует и выполняет перевозку, кто принимает товар. - Сопоставьте процесс с договорами.
Особенно внимательно проверьте отношения с перевозчиками и экспедиторами. - Распределите ответственность внутри компании.
Назначьте сотрудников для формирования, проверки, подписания и контроля ЭПД. - Проверьте состояние 1С.
Уточните версию конфигурации, наличие необходимых возможностей, состав доработок и интеграций. - Проверьте качество данных.
Отдельное внимание уделите адресам, транспорту, водителям и реквизитам участников. - Подготовьте средства электронной подписи и полномочия.
- Настройте электронный обмен.
- Проведите несколько тестовых перевозок.
Проверять нужно не отдельный документ, а прохождение всей цепочки. - Зафиксируйте проблемы и скорректируйте процесс.
По результатам тестов станет понятно, где достаточно настройки, а где требуется изменение существующей автоматизации.
Как проверить готовность к ЭТрН
Главный показатель готовности — не наличие нового функционала в меню 1С, а возможность провести реальную перевозку без ручных разрывов между участниками.
Для первого теста лучше выбрать понятный сценарий с постоянным перевозчиком и пройти весь маршрут:
согласование перевозки → формирование документов → погрузка → доставка → приемка → завершение обмена.
Во время такого теста стоит отдельно проверить:
- какие сведения заполняются автоматически;
- что сотрудники вынуждены вводить вручную;
- на каком этапе возникают ошибки;
- кто и как подписывает документы;
- как быстро исправляются некорректные данные;
- что произойдет при отклонении от стандартного сценария.
После этого можно переходить к более сложным вариантам: замене транспорта или водителя, работе через экспедитора, нескольким точкам доставки и другим ситуациям, характерным для конкретного предприятия.
Такой подход дает более точную оценку готовности, чем проверка одного успешно отправленного документа.
Что делать дальше
При переходе на ЭТрН важно сохранить правильную последовательность действий: сначала разобраться в реальных перевозочных процессах, затем проверить данные и возможности 1С и только после этого настраивать промышленный обмен.
Если начинать с технического подключения, не разобрав роли, договоры и источники данных, значительная часть проблем проявится уже при первой нестандартной перевозке.
Специалисты «Санто Групп» могут проверить готовность действующей 1С к работе с электронными перевозочными документами, определить проблемные участки процесса, выполнить необходимые настройки и адаптировать существующие доработки под новый порядок обмена.
