10 советов как сэкономить на 1С

Если пришло время задаться вопросом о покупке 1С, то, возможно, уже заметили, что эта система может быть довольно дорогой. Вам предстоит и приобретение ПО, и обслуживание. Программ так много, а услуг у партнеров огромное разнообразие! Как не нарваться на лишние расходы? Не волнуйтесь! Даже если вы не эксперт в области бухгалтерии или программирования, есть несколько простых способов сэкономить на 1С.

Совет 1: определитесь с задачами

Первое, что нужно сделать, — понять, какие именно задачи вам нужно решить с помощью 1С. Представьте, что вы зашли в магазин за овощами, а вам пытаются продать весь отдел. Звучит нелепо, но такое часто происходит с программным обеспечением.

Например, если вам нужно вести только учет товаров и не нужно ничего больше, вполне может хватить простой и недорогой программы, как 1С: Касса. Это бюджетное решение, и нет смысла покупать 1С: Розницу, или еще более сложные программы, если все, что вам нужно, — это учитывать, что и когда продано.

Но если вы планируете расти и хотите, чтобы программа могла подстроиться под ваши потребности в будущем, лучше сразу выбрать что-то более универсальное. Возьмем, к примеру, 1С: Управление нашей фирмой (УНФ). В этой программе уже есть все: от учета товаров до расчета налогов. Таким образом, вы не только решаете текущие задачи, но и избегаете лишних трат на доработки или покупку новых программ. Ведь очень часто случается так что, наработав некоторый объем информации в программе без перспективы развития и создав в ней индивидуальные доработки, не хочется в дальнейшем расставаться с системой, все новшества растут как снежный ком и в дальнейшем обслуживание такой программы выливается в копеечку.

Обращайте внимание на фразы: «потом доработаем», «настроим интеграцию с дополнительной конфигурацией 1С» и т.д. Как правило, в уже существующих конфигурациях 1С есть весь необходимый функционал. Уделите 30 минут на ознакомление с функционалом, чтобы в дальнейшем избежать дополнительных расходов.

Для того, чтобы вам было проще ориентироваться в программных продуктах, воспользуйтесь следующей таблицей, в ней перечислены популярные решения:

Совет 2: правильный выбор лицензии 1С – как не переплатить за лишние

Лицензии на 1С — это как билеты в кино. Они бывают разные: на одного пользователя или на несколько сразу. Если у вас маленькая команда, одной лицензии может хватить. Не стоит покупать "с запасом", если не планируете расширять штат. А если у вас несколько точек или филиалов, подумайте над тем, чтобы купить лицензии на рабочие места, которые используются реже.

Если ваш бизнес требует простой автоматизации, обратите внимание на такие варианты, как «1С: Упрощенка», «1С: Предприниматель», «1С: Платежные документы» или «1С: Деньги». Например, «1С: Деньги» стоит всего 850 рублей и идеально подходит для тех, кто хочет быстро и недорого организовать учёт своих финансов.

Если вам нужно всего одно рабочее место — скажем, вы сами ведете бухгалтерию — тогда вам точно не нужна дорогая корпоративная версия. Базовая версия 1С обойдется примерно в 5-6 тысяч рублей, и это отличный способ сократить расходы. Например, «1С:Бухгалтерия 8. Базовая» или «1С:Управление торговлей 8. Базовая» предназначены для одного пользователя и идеально подходят для малого бизнеса на начальных этапах. Вы получите все необходимые функции, не переплачивая за лишнее.

Но что если сотрудников больше? Тут уже можно подумать о таких вариантах, как распределенные информационные базы или облачные сервисы. Например, в версии 1С ПРОФ или КОРП можно синхронизировать базы данных на разных компьютерах, что позволит организовать работу без лишних затрат.

Основная цель — обеспечить синхронную работу всех подразделений с актуальной информацией и минимизировать риски ошибок, связанных с дублированием или потерей данных.

Основные принципы работы распределенной базы данных в 1С

Филиалы и центральная база: в организации создается несколько баз данных: одна центральная и несколько дочерних (филиальных). Центральная база обычно находится в головном офисе компании, а филиальные базы — в региональных отделениях.

Каждая филиальная база содержит данные, относящиеся к конкретному филиалу, и периодически синхронизируется с центральной базой.

Обмен данными: филиальные базы периодически передают данные в центральную базу и получают обновления от неё. Этот процесс называется репликацией.

Репликация может происходить по расписанию (например, раз в час или день) или вручную, в зависимости от настроек системы и потребностей компании.

А если вы работаете удаленно, то облачный сервис 1С:Fresh — идеальное решение: программа всегда под рукой, и не нужно тратиться на дополнительные лицензии для каждого компьютера. Этот сервис позволяет арендовать нужную версию программы, платить помесячно и использовать все её возможности. А когда ваш бизнес окрепнет, вы сможете перейти на коробочную версию.

Многие поставщики 1С периодически предлагают различные акции и скидки. Однако не все из них действительно выгодны. Например, предложение «получите три месяца бесплатных обновлений» может не нести реальной ценности, так как обновления часто включены в стоимость программы. Чтобы избежать ненужных трат, стоит внимательно изучать условия акций и сопоставлять их с вашими реальными потребностями.

Не забывайте, что у 1С есть как типовые, так и отраслевые решения. Это означает, что вместо того чтобы тратить деньги на разработку и адаптацию под свои нужды, вы можете просто выбрать готовое типовое или отраслевое решение, которое уже настроено для вашего бизнеса.

Что такое отраслевые и типовые решения?

Типовые решения – это универсальные программы, которые подходят для большинства бизнесов. Например, 1С:Бухгалтерия подходит практически для любой компании, которая ведет учет.

Отраслевые решения – это программы, разработанные специально для определенных типов бизнеса. Например, 1С:Управление автосервисом или 1С:Общепит, 1С:Электронное обучение и т.д.

Предположим, вы владелец небольшого салона красоты. Вам нужно вести учет клиентов, продаж, услуг и контролировать график работы сотрудников. Вместо того чтобы заказывать индивидуальную доработку программы 1С, вы можете выбрать готовое отраслевое решение – 1С:Управление салоном красоты. Это решение уже включает в себя все необходимые функции, и его стоимость гораздо ниже, чем разработка с нуля.

Почему это выгодно?

• Меньше затрат на внедрение. Типовые и отраслевые решения не требуют долгих и дорогих настроек, потому что они уже созданы с учетом специфики вашего бизнеса.
• Быстрое внедрение. Вы сможете начать работу практически сразу, так как программа уже настроена и протестирована.
• Поддержка и обновления. 1С регулярно обновляет свои типовые и отраслевые решения, добавляя новые функции и улучшая работу программы. Это значит, что вам не нужно тратить деньги на доработки.

Для поиска отраслевых решений можно использовать каталог 1С. Однако важно учитывать, что их стоимость складывается из нескольких компонентов: лицензий на платформу 1С, самой конфигурации, и отраслевых лицензий. Выбирая отраслевую программу, убедитесь, что она действительно учитывает особенности вашего бизнеса, иначе доработка типового решения может оказаться более экономичной.

Перед обращением к партнеру 1С рекомендуется изучить общие описания типовых решений на сайте 1С. Это позволит вам лучше понять, какие функции и возможности предлагает каждая программа, и избежать переплаты за ненужные опции. Например, если вы нуждаетесь только в управлении бухгалтерией, то нет смысла приобретать комплексное решение с функциями CRM и управления персоналом. В нашем каталоге можно ознакомиться с самыми популярными решениями от 1С.

Чтобы сделать правильный выбор:

• Попросите провести демонстрацию как типового, так и отраслевого решений, используя примеры ваших бизнес-задач.
• Убедитесь, что отраслевые функции действительно востребованы в вашем бизнесе.
• Сравните расходы на доработку типового решения с покупкой отраслевой программы.

Примеры экономии на лицензиях 1С

Пример 1: если у вас 4 сотрудника работают в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения», и 2 из них также работают в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», вам достаточно купить всего 2 клиентские лицензии. Это позволяет сэкономить на лицензиях.

Пример 2: допустим, в организации уже используется «1С:Бухгалтерия. Комплект на 5 пользователей». Теперь компания планирует приобрести «1С:Зарплата и управление персоналом» для четырех сотрудников. Все эти сотрудники — бухгалтеры, у которых уже есть доступ к «1С:Бухгалтерия».

В такой ситуации дополнительные клиентские лицензии не нужны. Достаточно купить саму конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом». Благодаря тому, что в организации уже используется комплект на 5 пользователей для «1С:Бухгалтерия», это позволяет значительно сэкономить.

Если бы организация решила приобрести стандартную версию «1С:Бухгалтерия» ПРОФ и клиентскую лицензию на 5 пользователей, то ей пришлось бы заплатить 35 000 рублей. А если бы компания выбрала отдельные лицензии для каждого пользователя, то общая стоимость составила бы 43 800 рублей за «1С:Бухгалтерия» ПРОФ и 4 лицензии.

Кроме того, в условиях сопровождения «1С» действует правило: один договор ИТС распространяется на все программы, независимо от их наименования. Это значит, что не нужно платить за сопровождение каждой программы отдельно.

Пример 3: на одной платформе под одной лицензией можно работать в разных конфигурациях. Например, если у вас уже есть легальная версия «1С:Бухгалтерии», вы можете установить «1С:Зарплату и управление персоналом» без необходимости приобретения новой лицензии. Однако, если понадобится установить «1С:Зарплата и управление персоналом» на другой компьютер, потребуется отдельный ключ для активации.

Пример 4: рассмотрим пример с отраслевыми решениями. Допустим, организация планирует приобрести «1С: Бухгалтерия сельского хозяйства» (1С:БСХП). Здесь применяется двойное лицензирование — отдельно на платформу и на конфигурацию. Если у компании уже установлена «1С:Зарплата и управление персоналом» на 3 рабочих местах, и они хотят купить «1С:БСХП» для 2 рабочих мест, то им потребуется основная поставка для «1С:БСХП» и клиентская лицензия на одно рабочее место для этой конфигурации. При этом лицензия на платформу остается той же.

Совет 3: будьте осторожны с доработками

Третий способ сэкономить — минимизировать доработки. Представьте, что вам предлагают модифицировать автомобиль, чтобы он летал. Звучит круто, но стоит ли оно того? В мире 1С ситуация аналогична. Доработки часто предлагают, когда типовые функции не совсем подходят под ваш бизнес. Но прежде чем соглашаться, подумайте: а может, проще адаптировать свои процессы под стандартный функционал?

Зачем это нужно? Во-первых, доработки могут значительно увеличить затраты. Во-вторых, каждая новая версия программы может потребовать повторных доработок. Проще и дешевле изменить несколько процессов в бизнесе, чем пытаться подогнать программу под свои задачи.

Совет 4: обратите внимание на скрытые расходы

При выборе программного обеспечения важно учитывать не только стоимость покупки, но и возможные скрытые расходы. Например, стоимость внедрения, обучения персонала и последующего обслуживания. Иногда более дорогое на первый взгляд решение может оказаться выгоднее, если оно требует меньше затрат на сопровождение.

Пример: покупка «1С:Управление торговлей» может показаться дорогим вариантом для небольшого бизнеса. Однако, если учитывать, что эта система способна автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов, включая закупки, продажи и складской учет, то экономия на оплате других программ и их поддержке может компенсировать первоначальные затраты.

Совет 5: выбирайте правильного партнера

Партнеры 1С — это те, кто помогает вам с внедрением и обслуживанием программы. Но не все партнеры одинаково полезны.

Как выбрать правильного партнера? Во-первых, смотрите, как много различных услуг он предлагает. Если партнер только продает программу, но не может помочь с настройкой или обучением, это может быть признаком проблем. Лучше выбрать того, кто готов поддерживать вас на каждом этапе — от установки до обучения и дальнейшего обслуживания.

Второй момент — это качество консультаций. Обратите внимание, как быстро и подробно ваш партнер отвечает на вопросы. Если он не может объяснить, как лучше настроить программу или какие услуги включены, это сигнал о том, что стоит поискать кого-то другого.

Что еще:

• Убедитесь, что подрядчик имеет опыт выполнения аналогичных проектов.
• Узнайте, можно ли получить отзывы клиентов о работе с этим поставщиком.
• Проверьте, насколько точно подрядчик понимает ваши требования и может обосновать свои расценки.

Совет 6: делайте оценку работ

Получить оценку бюджета и сроков — естественное желание любого заказчика. Если поставщик утверждает, что невозможно оценить стоимость работ заранее, это может свидетельствовать о недостатке компетенций или неэффективном управлении проектом. Но! Стоит понимать, что процессы в каждой компании индивидуальны, каждый по-своему выстраивает учет. Поэтому, не зная «внутренней кухни», невозможно детально построить план, тут придется или выделить дополнительный бюджет или ориентировать на «примерно».

Лучше всего согласовать оценку на уровне договора, чтобы зафиксировать бюджет и избежать непредвиденных расходов.

Специалисты могут довольно точно оценить проекты, стоимость которых составляет до 1-3 миллионов рублей. Но как только речь заходит о проектах стоимостью от 3 миллионов, появляются сложности с оценкой, так как для этого потребуется выполнить ряд предварительных работ. А если проект оценивается в несколько десятков миллионов, то для его адекватной оценки может понадобиться значительный объем работ и подготовки.

Мы, например, проводим самое настоящие «погружение» в систему заказчика. Общаемся со всеми участниками процесса по созданной внутри компании технологии оценки проектов.

Иногда разумнее будет согласиться на оплату оценки, чем начинать проект с неопределенной стоимостью. Если вам говорят, что оценить работы невозможно, не стесняйтесь спросить, что нужно сделать, чтобы получить оценку. Так вы сможете оценить уровень профессионализма специалистов.

Некоторые компании предлагают оценку бесплатно, а другие берут за это деньги. Нельзя сказать, какой подход лучше — оба варианта имеют право на существование. Но имейте в виду: чем сложнее проект, тем труднее его оценить в рамках бесплатного времени, которое готовы выделить подрядчики.

Например, для точной оценки проекта стоимостью 1 миллион рублей обычно достаточно несколько рабочих дней. А вот для проекта стоимостью 20 миллионов может потребоваться провести целый этап работ.

Платная оценка имеет еще одно преимущество: компания-подрядчик несет за нее ответственность. В процессе работы подрядчику будет трудно утверждать, что бюджет оказался недостаточным, если на это не будут предоставлены серьезные доводы.

Помните: оценка должна быть адаптирована под вашу команду. Нельзя разделять процесс на «одни оценят, а другие реализуют».

Совет 7: не автоматизируйте лишнего

Автоматизация должна снижать трудозатраты, а не увеличивать их. Тщательно обдумайте, какие процессы действительно требуют автоматизации, а что можно продолжать выполнять вручную. Иногда расходы на автоматизацию могут превысить экономию от ее внедрения, превращая проект в "автоматизацию ради автоматизации".

Совет 8: организуйте обучение правильно

Когда программа 1С внедряется в компанию, обучение сотрудников становится важным шагом. Здесь тоже можно сэкономить, если сделать это правильно.

Основной фокус должен быть на качественном обучении. Не стоит ограничиваться просто формальным тренингом. Лучшая практика — это когда сотрудники получают подробные инструкции и пособия, а потом могут задавать вопросы и получать дополнительные разъяснения. Партнеры уйдут – а инструкции останутся, и вы сможете восстанавливать знания по мере необходимости.

Обычно партнеры 1С включают определенное количество часов на обучение в контракт. Но если обучение не будет достаточным, то в будущем вам придется тратить больше времени и денег на исправление ошибок и решение проблем. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы обучение было качественным и охватывало все важные аспекты работы с программой.

Совет 9: выбирайте правильную техподдержку

Когда программа 1С уже работает, важно правильно организовать техподдержку. Это поможет избежать дополнительных трат на решение проблем.

1С предлагает несколько вариантов техподдержки. Базовая поддержка может быть бесплатной и включать только самые необходимые консультации и обновления. Для более серьезных задач можно рассмотреть абонентское обслуживание, которое включает более глубокую помощь и доработки.

Если у вас небольшая компания и стандартные задачи, базовая поддержка может быть достаточной. Но для больших компаний с более сложными системами может потребоваться более полный пакет услуг. Здесь важно правильно оценить свои потребности и выбрать оптимальный вариант, чтобы не платить за то, что вам не нужно.

1. Информационно-технологическое обслуживание — это самая базовая форма поддержки. Вы получаете консультации и обновления, но не всегда оперативно. Это подойдет для небольших компаний, которые не нуждаются в частых изменениях. Также есть бесплатные ресурсы, такие как телеграм-каналы, где можно получить помощь по базовым вопросам.
2. Абонентское обслуживание: если ваша система более сложная и требует регулярного обновления и доработки, абонентское обслуживание может стать хорошим вариантом. Оно включает в себя не только консультации, но и регулярные обновления и доработки программы. Это будет дороже, но зато гарантирует, что все работает исправно.
3. Полное сопровождение: это самый полный и дорогой вариант, включающий все обновления и поддержку. Подходит для крупных компаний с сложными системами.

Совет 10: обращайте внимание на гибридные решения

Иногда гибридные решения могут стать отличным способом сэкономить. Например, вы можете использовать локальную версию программы для основной работы и облачный сервис для дополнительного доступа.

Представим, что вы используете 1С: Касса для ведения торговли. Эта программа поддерживает гибридный режим работы, что делает её очень гибкой и удобной для различных ситуаций.

Как это работает?

Когда вы работаете с 1С: Касса, у вас есть возможность выбирать между двумя режимами:

1. Облачный режим: все данные хранятся и обрабатываются в облаке. Это значит, что вам не нужно заботиться о сохранности данных, установке обновлений или резервных копий — всё это происходит автоматически. Плюс, вы можете работать из любого места, где есть интернет.
2. Офлайн режим: если у вас нет стабильного интернет-соединения или вы работаете в месте, где интернет недоступен (например, на выездной торговле), вы можете перейти в офлайн режим. Все данные будут сохраняться локально на вашем устройстве.

Основное преимущество гибридного решения в том, что данные, накопленные в офлайн режиме, автоматически синхронизируются с облаком при восстановлении интернет-соединения. Таким образом, вся информация о продажах, остатках товаров и других операциях будет обновлена и доступна для анализа, где бы вы ни находились.

Пример использования

Допустим, вы владеете сетью магазинов, где в одном из них иногда возникают проблемы с интернетом. С помощью 1С: Касса в гибридном режиме ваши сотрудники могут продолжать работать, даже если интернет временно недоступен. Как только связь восстанавливается, все данные автоматически передаются в облако, и информация становится доступной для главного офиса или других магазинов.

Это решение позволяет не беспокоиться о потере данных и гарантирует, что вся информация всегда актуальна, независимо от того, работали вы в онлайне или офлайне.

Совет 11: своевременные обновления

Регулярные обновления программы — ключ к ее стабильной работе. Программные ошибки и уязвимости могут возникнуть, если вы не обновляете систему. Использование техподдержки для получения своевременных обновлений поможет вам избежать проблем и дополнительных затрат на исправление ошибок.

Совет 12: выбор между штатным программистом и фирмой-партнером

Для небольших компаний часто выгоднее обращаться к фирмам-партнерам 1С. Такие компании могут предложить более широкий спектр услуг и держать вас в курсе новинок. Штатный программист может быть дешевле, но его компетенции могут быстро устареть, если он не будет постоянно обучаться и следить за новинками. В итоге, это может привести к потерям из-за ошибок и неэффективности работы.

Для крупных предприятий с сложными системами создание собственного IT-подразделения может быть оправдано. Но здесь важно не забывать о дополнительных затратах на обучение, оборудование и поддержку.

Совет 13: Периодические проверки и аудит

Регулярные проверки и аудит работы системы помогут выявить и устранить проблемы до того, как они станут серьезными. Это также позволит вам оптимизировать работу системы и избежать лишних затрат.

Ну и самое банальное: не откладывайте покупку внедрение на последний момент. Если вы хотите начать работать с программой с первого января, не ждите, пока останется только месяц. Заранее планируйте внедрение, чтобы избежать дополнительных затрат за срочность и стрессовых ситуаций. Не тяните время!

Готовы купить 1С и сэкономить на внедрении? Свяжитесь с нами для бесплатной консультации!