Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия

Прием на работу нового сотрудника требует тщательного соблюдения всех формальностей и правильного оформления документов. Неверное или неполное оформление может привести к юридическим проблемам и финансовым потерям для компании. Использование 1С позволяет автоматизировать и упростить процесс устройства сотрудника, снижая риск ошибок и экономя время кадровой службы.

Автоматизация кадрового учета в 1С обеспечивает:

• Полную интеграцию всех данных о сотрудниках в единую базу.
• Упрощение процедуры формирования и хранения документов.
• Минимизацию человеческого фактора и возможность отслеживания всех изменений в режиме реального времени.

Напомним, трудоустройство нового сотрудника можно осуществить в различных конфигурациях системы 1С. Наиболее популярные и распространенные конфигурации, которые поддерживают этот функционал следующие:

1. 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
   Эта конфигурация специально разработана для ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Она предоставляет полный набор инструментов для оформления сотрудников, ведения личных дел, учета рабочего времени и начисления заработной платы.
2. 1С:Бухгалтерия предприятия
   Конфигурация ориентирована на ведение бухгалтерского учета и также включает функционал для кадрового учета и расчета зарплаты. Подходит для небольших компаний, где кадровый учет и бухгалтерия ведутся в одной системе.
3. 1С:Управление нашей фирмой
   В этой конфигурации доступен функционал кадрового учета, который позволяет оформлять сотрудников, вести учет их данных и начислять заработную плату, хотя она в первую очередь предназначена для управления торговыми операциями.
4. 1С:Комплексная автоматизация
   Это универсальное решение для автоматизации бизнес-процессов, объединяющее в себе функционал учета, управления, производства и кадрового учета. 1С:Комплексная автоматизация позволяет эффективно вести учет рабочего времени, начислять зарплату и управлять персоналом. Программа интегрирует в себе функции 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и 1С:Зарплата и управление персоналом, что делает ее идеальным выбором для компаний, стремящихся к оптимизации всех бизнес-процессов в единой системе.
5. 1С:ERP Управление предприятием 2
   Это решение для автоматизации крупных и средних предприятий, объединяющее функции различных систем, включая кадровый учет и управление персоналом. Обеспечивает комплексное управление всеми процессами предприятия, включая управление кадрами.

Эти конфигурации поддерживают полный спектр возможностей для оформления новых сотрудников, начиная от создания личных карточек и заканчивая расчётом заработной платы и налоговых удержаний. Выбор конфигурации зависит от специфики бизнеса, масштабов компании и требований к управлению персоналом.

Теперь перейдем к конкретным шагам, которые необходимо выполнить для правильного устройства сотрудника в системе 1С.

Предварительная настройка программы

Перед тем как приступить к оформлению приема сотрудника в программе 1С:Бухгалтерия, а также к работе с другими важными кадровыми документами, необходимо выполнить предварительную настройку программы.

1. Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».
2. В открывшемся окне кликните на гиперссылку «Настройка зарплаты». Здесь также производится настройка кадрового учета. Для использования основных кадровых документов в 1С достаточно активировать две надстройки.
3. Первая надстройка находится в разделе «Общие настройки». Установите параметры для учета расходов по заработной плате и кадрового учета, чтобы они вели учет именно в этой программе.
4. В разделе «Кадровый учет» установите флажок на пункте «Полный». Эта настройка предоставит доступ к основным кадровым документам, включая оформление приема сотрудников на работу.

Раздел 1: Подготовительные шаги перед устройством сотрудника

Прежде чем приступить к вводу данных нового сотрудника в систему, необходимо собрать и проверить все необходимые документы. Этот шаг позволит избежать ошибок и неточностей в последующем оформлении.

1. Сбор необходимых документов для трудоустройства и проверка их срока и подлинности
   • Паспорт.
   • СНИЛС и ИНН.
   • Дипломы и сертификаты об образовании и квалификации.
   • Трудовая книжка (или сведения о предыдущих местах работы).
   • Документы для дополнительных социальных выплат.
2. Создание шаблонов документов в 1С
   • Использование готовых шаблонов для приказов и договоров.
   • Настройка стандартных форм под нужды компании.

Раздел 2: Создание и заполнение карточки сотрудника

После сбора всех необходимых документов и проверки их подлинности можно переходить к созданию карточки сотрудника в системе 1С.

Прежде чем сотрудник будет оформлен на работу, необходимо создать карточку физического лица, содержащую основные персональные данные. Рассмотрим процедуру трудоустройства на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия».

1. Зайдите в подсистему «Зарплата и кадры», откройте раздел "Справочники и настройки".
2. Выберите справочник "Физические лица".
   

   

3. Нажмите кнопку "Создать".
4. Заполните основную информацию: ФИО, пол, дата рождения, место рождения, ИНН, СНИЛС и другие документы.
5. В блоке "Документ, удостоверяющий личность" укажите паспортные данные.
6. Перейдите на вкладку "Адреса, телефоны" и заполните необходимые данные (телефон, адрес электронной почты и т.д.). Для ввода адреса по прописке нажмите «Заполнить», откроется новое окно, где нужно выбрать адрес через значок с тремя точками, затем нажмите «ОК».
7. Сохраните созданное физическое лицо.

Добавление нового сотрудника в справочник "Сотрудники"

• Откройте справочник "Сотрудники" и нажмите кнопку "Создать".
  

  

• Заполните основные поля:
  • Фамилия, Имя, Отчество.
  • Дата рождения и место рождения.
  • Табельный номер (если требуется) создается автоматически.
  • Укажите паспортные и другие личные данные (СНИЛС, ИНН).

При создании сотрудника в справочнике "Сотрудники" в 1С, система автоматически формирует карточку физического лица. Отдельное создание физического лица не требуется. Если программа обнаруживает человека с аналогичным именем, появляется окно с предложением выбрать существующую запись или создать новую. В случае приёма сотрудника по совместительству или повторного приёма (если он ранее увольнялся), новую карточку в справочнике "Физические лица" не создают — там должна быть только одна запись на каждого сотрудника. Однако в справочнике "Сотрудники" для каждого приёма создается новая запись.

Присвоение должности и подразделения

• Выберите должность сотрудника из справочника "Должности".
• Привяжите сотрудника к соответствующему подразделению компании.
• Укажите непосредственного руководителя и форму трудовых отношений (постоянная, временная работа).

Если у сотрудника имеются налоговые вычеты или условия страхования, отличающиеся от стандартных, установленных по умолчанию, их следует внести в карточку сотрудника. Для этого нужно перейти по ссылкам в нижней части карточки, где находятся разделы "Налог на доходы" и "Условия страхования", и внести соответствующие изменения.

После того, как все параметры заполнены, переходим к настройке налоговых вычетов по НДФЛ в разделе «Налог на доходы». Нажимаем на пункт «Вычеты не предоставляются, ставка 13% (резидент)», выбираем необходимые вычеты и вводим данные.

Для сотрудника можно установить индивидуальный способ отражения в учете, который отличается от общепринятого в организации. Для этого в карточке сотрудника нужно перейти по ссылке в разделе "Учет расходов" и указать необходимые настройки.

Также требуется настроить учет заработной платы. Для этого перейдите в «Администрирование → Параметры учета → Настройка зарплаты», где укажите даты выплаты аванса и основной зарплаты. В этом разделе также нужно выбрать способ выплаты аванса: одинаковый для всех сотрудников или индивидуально для каждого. При выборе второго варианта в процессе оформления сотрудника появится поле для указания способа выплаты аванса — фиксированной суммы или процента от оклада.

Процесс приема на работу сотрудника в 1С можно осуществить несколькими способами. Один из них — из карточки сотрудника, нажав на кнопку "Прием на работу". Также можно воспользоваться кнопкой "Оформить документ" и выбрать из списка пункт "Прием на работу".

Если такого пункта в карточке сотрудника нет, то его нужно включить. Для этого перейдите в Главное->Функциональность->Сотрудники.

Для начала работы с кадровыми документами в 1С необходимо перейти в открывшемся окне на вкладку "Сотрудники" и установить флажок "Кадровые документы". Если кадровые документы не ведутся, информация о приеме на работу указывается непосредственно в карточке сотрудника. Без активированной настройки кадровых документов автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р невозможно.

После открытия документа приема на работу следует выбрать сотрудника и внести необходимые кадровые данные. Если используется система электронных трудовых книжек, нужно установить флажок "Отразить в трудовой книжке" для правильного отражения информации в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р. После заполнения всех полей необходимо провести документ.

Кроме того, из документа приема на работу можно распечатать приказ о приеме и трудовой договор. Для этого достаточно нажать на кнопку "Печать" и выбрать соответствующие формы документов.

Прием на работу также можно оформить через раздел "Зарплата и кадры". Для этого перейдите в подраздел "Кадры", выберите пункт "Кадровые документы" и создайте новый документ "Прием на работу".

После проведения документа "Прием на работу" следует вернуться в карточку сотрудника. В этом случае станет доступным для редактирования пункт "Выплата зарплаты", где можно указать предпочтительный способ выплаты: наличными, через зарплатный проект или на банковский счет.

Раздел 3: Оформление трудового договора и приказа о приеме

Правильное оформление трудового договора и приказа о приеме на работу является важнейшим этапом в процессе устройства нового сотрудника. Эти документы не только фиксируют условия труда, но и защищают права как работника, так и работодателя.

1. Создание и настройка трудового договора

В 1С предусмотрена возможность автоматического заполнения трудового договора на основе ранее введенных данных о сотруднике.

Для создания договора:

1. Перейдите в раздел "Зарплата и кадры" и выберите пункт "Кадровые документы".
2. Нажмите "Создать", выберите сотрудника и заполните необходимые поля, такие как дата начала работы, оклад, режим работы.
3. Убедитесь, что все данные введены корректно, и сохраните документ.

Пример часто задаваемого вопроса:

Вопрос: Что делать, если условия договора изменились уже после оформления?

Ответ: В таких случаях в 1С можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые условия труда. Это позволяет официально закрепить изменения и избежать недоразумений.

2. Формирование приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — обязательный документ, который подтверждает факт трудоустройства.

Пошаговая инструкция:

1. В разделе "Кадровые документы" выберите "Приказ о приеме".
2. Нажмите "Создать", выберите тип приказа "Прием на работу" и заполните данные сотрудника.
3. В приказе укажите должность, подразделение, условия оплаты труда и дату начала работы.
4. Проверьте правильность данных и нажмите "Провести и закрыть".
5. После ввода данных необходимо проверить их корректность.
6. Откройте раздел "Отчеты".
7. Выберите отчет "Кадровый состав" или другой отчет, содержащий информацию о сотрудниках.
8. Сформируйте отчет и проверьте корректность введенных данных.
9. Распечатайте.

Раздел 4: Настройка учетной записи и прав доступа

После оформления трудовых документов необходимо создать учетную запись для нового сотрудника в системе 1С и настроить права доступа. Если у вас есть системный администратор, доверьте это задание ему, если вы один за всех-короткая инструкция ниже.

1. Создание учетной записи сотрудника
2. Перейдите в раздел "Администрирование" и выберите "Настройка пользователей и прав", далее выбираем «Пользователи».
   

   

3. Нажмите "Создать", введите логин и пароль для нового пользователя.
4. Укажите основные данные сотрудника, такие как ФИО и должность.
5. Выберите роли и права доступа, которые соответствуют должностным обязанностям сотрудника.

Примеры ролей и прав доступа

Настройка интерфейса и рабочего места

Система 1С позволяет настроить интерфейс под индивидуальные нужды сотрудника.

Чтобы настроить интерфейс:

1. В разделе "Администрирование" выберите "настройка пользователей и прав".
2. Выберите пользователя и перейдите в настройки, настройте отображение модулей и панелей.

Таким образом, правильная настройка учетной записи и прав доступа позволяет не только защитить данные компании, но и оптимизировать рабочий процесс нового сотрудника, обеспечив ему доступ к необходимым ресурсам и инструментам.

Приведенная ниже инструкция ориентирована на конфигурацию "1С:Зарплата и управление персоналом" (1С:ЗУП), версия 3.1

1. Регистрация нового сотрудника

Шаг 1: перейдите в раздел Кадры – Сотрудники.

• Нажмите на кнопку Создать.

Шаг 2: введите основные данные сотрудника

• В поле Организация выберите организацию или обособленное подразделение, в которое принимается сотрудник.
• В поле Полное имя укажите фамилию, имя и отчество сотрудника. Если в справочнике «Физические лица» уже зарегистрировано физическое лицо с такими данными, программа предложит использовать эти данные. Если данные не зарегистрированы, нажмите кнопку Нет, это - другой человек и введите их вручную.
• Заполните поля Дата рождения, Пол, ИНН, и СНИЛС. Пол указывается автоматически по отчеству.

Шаг 3: сохранить запись

• Нажмите кнопку Оформить документ – «Прием на работу» или на ссылку «Принять на работу». Подтвердите создание нового элемента в справочнике Сотрудники.

2. Оформление документа «Прием на работу»

Шаг 1: создание документа

• Перейдите в раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
• Нажмите на кнопку Создать и выберите «Прием на работу».

Шаг 2: заполнение основных реквизитов документа

• Организация: выберите организацию или обособленное подразделение.
• Дата: автоматически заполняется текущей датой.
• Номер: автоматически присваивается после записи документа. Если используется своя нумерация, укажите номер вручную.
• Сотрудник: выберите сотрудника из справочника.

Шаг 3: заполнение закладки «Главное»

• Дата приема: укажите дату, с которой сотрудник приступает к работе.
• Испытательный срок (мес.): укажите продолжительность испытательного срока (если применимо).
• Подразделение: выберите подразделение, в которое принимается сотрудник.
• Территория: выберите территорию (если используется).
• Должность: выберите должность из списка.
• Рабочее место: укажите, если ведется учет индивидуальных номеров рабочих мест.
• Отразить в трудовой книжке: флажок устанавливается автоматически.
• Начало трудовой деятельности: укажите, если это первое рабочее место сотрудника.
• Трудовой договор: укажите номер и дату трудового договора, если флажок установлен в настройках на прием без приказа.
• Способ ведения трудовой книжки: укажите способ ведения трудовой книжки, выбранный на прежнем месте работы, если необходимо.
• Второй документ основание: укажите дополнительное основание для приема на работу, если нужно.
• Разряд (категория): укажите разряд сотрудника, если используются тарифные группы.
• ФОТ: поле заполняется автоматически на основе штатного расписания.
• Количество ставок: укажите количество ставок сотрудника, включая неполные ставки.
• График работы: выберите график рабочего времени из справочника "Графики работы сотрудников" или измените его.
• Вид занятости: укажите вид занятости (Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутреннее совместительство).
• Работает дистанционно: установите флажок, если сотрудник будет работать дистанционно.
• Право на отпуск: по необходимости, отредактируйте информацию о праве на отпуск.

Шаг 4: заполнение закладки «Оплата труда»

• Начисления: заполните список плановых начислений для сотрудника.
• Доп. тарифы, коэффициенты: укажите дополнительные тарифы и коэффициенты.
• ФОТ: автоматически подсчитывается фонд оплаты труда сотрудника.
• Районный коэффициент: укажите, если применяется.
• Северная надбавка: укажите размер северной надбавки, если это необходимо.
• Порядок пересчета: выберите порядок перерасчета месячной тарифной ставки в часовую.
• Аванс: укажите расчет аванса, если это применимо.
• Совокупная тарифная ставка: поле заполняется автоматически.

Шаг 5: заполнение закладки «Трудовой договор»

• Договор № и от: укажите номер и дату трудового договора.
• Срочный трудовой договор: установите флажок и укажите дату окончания, если договор срочный.
• Основание срочного договора: выберите основание из справочника.
• Условия приема: заполняется автоматически.
• Иные условия и оборудование рабочего места: укажите дополнительную информацию, если необходимо.
• Основание представителя: укажите документ, подтверждающий полномочия представителя работодателя.

Шаг 6: проведение и печать документов

• Нажмите кнопку Провести для проверки и проведения документа.
• Для проверки подлинности ввода данных откройте раздел «Отчеты». Выберите отчет "Кадровый состав" или другой отчет, содержащий информацию о сотрудниках.
• Сформируйте отчет и проверьте корректность введенных данных.
• Если требуется, оформите кадровые документы: трудовой договор, согласие на обработку персональных данных и т.д.

Используйте кнопку Печать для формирования и вывода на печать трудового договора, приказа о приеме на работу или других необходимых документов.

3. Оформление приема на работу списком

• Шаг 1: перейдите в раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения и выберите Прием на работу списком.
• Шаг 2: заполните документ аналогично описанному ранее, но для группы сотрудников. Выберите сотрудников из справочника и укажите общие параметры приема.
• Шаг 3: проведите и распечатайте документы для всех сотрудников, принятых списком.
• Шаг 4: закрытие периода. После завершения всех операций убедитесь, что все документы проведены. Закройте кадровый период (при необходимости).

Теперь сотрудник успешно принят на работу и его данные внесены в 1С.

Эта инструкция поможет вам эффективно использовать возможности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для регистрации и оформления приема на работу сотрудников.