Регламентированный учет в 1С:ERP

Внедрение регламентированного учета в 1С:ERP позволяет бизнесу организовать единую среду, где бухгалтерия, налоги, управленческий, производственный и складской учет работают в связке. В отличие от отдельных программ, 1С ERP бухгалтерия и налоговый учет интегрированы с процессами закупок, продаж, кадрового учета и производства.

О том, какие виды учета бывают и чем они отличаются, мы подробно писали в отдельной статье «Как вести учет в 1С». Здесь же мы разберем, из чего состоит регламентированный учет в ERP и как он ведется на практике.

По данным фирмы «1С», с 2014 года систему «1С:ERP» внедрили более 10 000 предприятий, что соответствует примерно 1,1 млн автоматизированных рабочих мест. Доля решения на рынке ERP-систем России составляет около 80%, что подтверждает лидерство «1С:ERP» в сегменте автоматизации учета и управления бизнесом.

Что такое регламентированный учет

Сегодня невозможно рассматривать бухгалтерский учет изолированно. Каждое движение товара на складе, заключение договора с клиентом или начисление зарплаты сотрудникам в ERP-системе автоматически отражается в налоговой и бухгалтерской отчетности, которая подается в ФНС, Пенсионный фонд и органы статистики. Это и есть регламентированный учет - учет, который ведется строго по нормам законодательства и позволяет бизнесу снизить налоговые риски и обеспечить корректность отчетности.

Но рассматривая регламентированный учет в ERP, часто упускают главное: эта система изначально проектировалась как управленческий контур. Бухгалтерия и налоговый учет здесь - важная, но не центральная функция. Это принципиально отличает ERP от специализированной Бухгалтерии 3.0, где весь функционал заточен под формирование отчетности и соблюдение требований законодательства.

Архитектура учетной системы 1С:ERP

1С:ERP - комплексная ERP-система, где регламентированный учет является частью общей архитектуры, наряду с управленческим учетом, производством, закупками и складским учетом. ERP особенно полезна на крупных предприятиях, где сотни сотрудников фиксируют операции одновременно: закупщики, кладовщики, производственники и менеджеры по продажам.

Регламентированный учет в ERP - верхний уровень пирамиды учета:

1. Внизу находятся оперативные процессы: продажи, закупки, склад, производство, зарплата. Каждое действие фиксируется документом.
2. Документы обновляют регистры, где хранится движение товаров, денежных средств и расчетов.
3. Регламентированный учет аккумулирует данные, сопоставляет их с планом счетов и формирует проводки.

Если в «1С:Бухгалтерии» учет строится от проводки, то в ERP он строится от документа. Это позволяет бухгалтеру:

• автоматически получать проводки;
• видеть связь каждой проводки с конкретной операцией;
• быстро находить источник ошибок (например, неверный заказ или поступление).

Задачи и цель регламентированного учёта в 1С:ERP

• подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности (баланс, отчёт о финансовых результатах, декларации по НДС, налогу на прибыль и др.);
• своевременный расчёт налогов и взносов, интеграция с сервисами ФНС, ПФР, ФСС;
• контроль соответствия законодательным и корпоративным нормативам;
• консолидация данных по разным видам деятельности в единой информационной базе;
• автоматическое формирование проводок на основании первичных документов;
• многоуровневое согласование и контроль хозяйственных операций.

Компании переходят на 1С:ERP не только ради удобной подготовки отчётности, но и ради создания единой среды учёта.

Если в традиционной схеме:

• бухгалтерия работает обособленно в «1С:Бухгалтерии»;
• продажи и производство ведут учёт в Excel или сторонних системах;
• данные передаются в бухгалтерию «задним числом», что приводит к несогласованности и ошибкам;

то после внедрения ERP:

• все подразделения работают в одной системе;
• документы формируются прямо в момент выполнения операции;
• склад, продажи и производство фиксируют данные непосредственно в ERP;
• бухгалтерия получает готовые проводки и отчётность автоматически.

Состав и структура регламентированного учёта в 1С:ERP

Регламентированный учет в «1С:ERP» устроен иначе, чем в привычной «1С:Бухгалтерии». Если в «Бухгалтерии» акцент делается на ручное ведение проводок, то в ERP учет строится вокруг бизнес-процессов предприятия: заказов, поставок, производства, расчетов с контрагентами. Первичные документы формируются не «под бухгалтерию», а в ходе работы разных подразделений - от склада до отдела продаж. На их основе система автоматически формирует бухгалтерские и налоговые проводки.

В отличие от традиционного подхода, где финансисты вручную вносит факты и «собирает» отчётность, здесь специалисты выполняют функции контролёров информации и аналитиков. Основная их задача - проверка корректности введённой информации, контроль документооборота и организация учётной политики предприятия. Главный бухгалтер обеспечивает, чтобы все первичные документы (счета, накладные, акты, платежные поручения и др.) были внесены в систему своевременно и с нужной детализацией.

Ключевые элементы регламентированного учета в ERP

1. План счетов

• Используется единый план счетов РСБУ, утвержденный Минфином.
• Применяется для всех организаций в одной информационной среде.
• Проводки формируются автоматически, платформа сама подбирает счета.
• Поддерживаются разные режимы налогообложения: ОСНО, УСН, ПСН.

2. Группы финансового учета (ГФУ)

• Ключевой инструмент платформы.
• Каждой номенклатуре, услуге или операции назначается ГФУ.
• В группе задаются правила: какие счета использовать, как распределять затраты, как отражать доходы и расходы.
• Специалист получает готовую автоматическую проводку, но можно настроить исключения.

3. Первичные документы

Первичные документы формируются не вручную, а в процессе реальной работы:

• менеджер оформляет заказ клиента → система автоматически создает «Реализацию» и отражает выручку с налогом;
• кладовщик делает «Приход на склад» → формируются записи по поступлению материалов;
• бухгалтер получает готовое движение без ручного ввода.

Таким образом, финансовая часть базируется на фактическом документообороте предприятия, а не на ручном заполнении проводок.

4. Регистры

Все данные, введенные пользователями, накапливаются в регистрах, на основе которых формируются главная книга, ОСВ и налоговые декларации.

5. Отчетность

В ERP предусмотрено автоматическое формирование бухгалтерских форм (баланс, отчет о финансовых результатах) и налоговой отчетности (декларации по НДС, налогу на прибыль, страховым взносам).

6. Отложенное формирование проводок

В отличие от «Бухгалтерии», проводки в ERP создаются не сразу при проведении документа, а пакетно - через процедуру «Отражение документов в регламентированном учете». Обычно это делается в конце месяца или по расписанию. Такой подход снижает нагрузку на систему и позволяет специалистам сначала проверить первичку, а затем получить итоговый набор записей.

Нетиповые задачи, которые ERP решает элегантно

Когда работаешь с крупными предприятиями, сталкиваешься с задачами, которые в обычной Бухгалтерии превращаются в головную боль. В ERP для некоторых из них есть готовые ответы.

Государственный оборонзаказ - классический пример. Компаниям, работающим по контрактам ГОЗ, приходится вести строгий раздельный учет и формировать специфическую отчетность. Для этого предусмотрено отдельное Направление деятельности. Настроил один раз - система сама собирает данные по контракту, формирует отчеты автоматически. В Бухгалтерии ПРОФ такого нет: придется городить огороды через дополнительные аналитики и собирать документацию вручную.

Блокировки вычета НДС - еще один больной вопрос. Пришла поставка, но документация от контрагента неполная, принять НДС к вычету нельзя. В конфигурации есть специальное рабочее место: видишь все заблокированные документы списком, можешь разблокировать прямо там же, когда документы подтянутся. Не нужно лазить по регистрам и искать, где что висит.

На практике такие мелочи экономят часы работы бухгалтеров. Особенно когда идет налоговая проверка и нужно быстро показать, почему тот или иной вычет был отложен.

Полезное

Резервное копирование базы данных в 1СГде разместить 1С?Как ускорить работу 1С?1С:ERP - назначение, архитектура и место среди решений 1С

Организационная структура

В ERP предприятие описывается как совокупность юридических лиц и подразделений.

В справочнике «Организации» фиксируются реквизиты, выбранная система налогообложения, методы оценки и учетная политика. Есть предопределенная запись «Управленческая организация» - она помогает разделить управленческий и регламентированный учет в аналитике.

Для учета используется единый план счетов, но допускаются три варианта выбора: стандартный (по умолчанию), явный (вручную) или индивидуальный (для конкретных операций).

В разделе «Настройки» задаются параметры:

• учет по подразделениям,
• валюты и методы расчета себестоимости,
• выбранные системы налогообложения (ОСНО, УСН, ПСН),
• распределение доходов и расходов,
• правила формирования бухгалтерских проводок.

От правильности этих настроек зависит корректность формирования отчетности и минимизация налоговых рисков. Например, если не включить учет по подразделениям, расходы могут распределяться неправильно, что приведет к искажению финансового результата.

Особенности реализации регламентированного учета в 1С:ERP

Финансовый контур реализован через подсистему финансового контура, которая получает данные из оперативных модулей: управления продажами, закупками, производства, казначейства. Первичный документ рождается в оперативном контуре - заказ покупателя, отгрузка товара, акт выполненных работ. Затем эти документы автоматически формируют записи через механизм последовательностей и регистров накопления.

Здесь кроется первая развилка. В типовой ERP связь между оперативными документами и бухгалтерскими проводками жесткая. Реализация товаров одновременно формирует движения по управленческим регистрам (отгрузка клиенту, выручка, маржинальность) и по бухгалтерским (Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.02 Кт 41). Это создает единую информационную модель, где управленческие и бухгалтерские данные формируются из одного источника истины.

Например, В ERP операции фиксируются сразу, когда они происходят:

• Складской сотрудник оформляет приход материалов - программа автоматически регистрирует поступление и обновляет складские регистры.
• Менеджер оформляет заказ клиента - создается документ «Реализация», начисляет НДС и фиксирует движение денежных средств.
• Начальник производства закрывает наряд - система отражает выпуск готовой продукции и учитывает себестоимость.

Каждое действие формирует записи и обновляет регистры.

Преимущество очевидно: исключается рассогласование между оперативным и финансовым блоком. Отгрузили товар - одновременно отразили выручку в управленке и в бухучете. Не нужны процедуры сверки, не возникает ситуаций, когда склад показывает одни остатки, а бухгалтерия другие. Но есть и обратная сторона.

Жесткая связь означает, что любая специфика бух.учета начинает влиять на оперативность. Если компания работает со сложной учетной политикой - например, ведет учет по ФСБУ 25/2018 для аренды, применяет особые правила признания выручки по длительным проектам, использует методы распределения косвенных расходов - вся эта логика проникает в оперативный контур. Документы становятся тяжелее, появляются дополнительные параметры, которые должны понимать не только бухгалтеры, но и менеджеры, работающие с заказами и отгрузками.

Второй важный момент - обработка закрытия месяца. Это комплексная процедура, которая одновременно выполняет расчеты для управленческого и регламентированного учета. Распределяются косвенные затраты, формируется себестоимость, начисляется амортизация основных средств, рассчитываются резервы. Все это происходит в единой базе данных, в рамках одной транзакции. С одной стороны, это гарантирует согласованность. С другой - увеличивает время выполнения операций и усложняет диагностику проблем, когда что-то идет не так.

Зачем такая сложность? Представьте: работают 200 пользователей, создают тысячи документов в день. Если каждый документ при проведении будет тут же писать проводки в бухгалтерские регистры, база данных захлебнется от нагрузки.

Отложенное формирование проводок решает проблему: оперативный контур работает быстро, записывая сведения в свои регистры, а бухгалтерские проводки формируются пакетно, когда нагрузка минимальна. Плюс это дает бухгалтерам возможность проверить документы перед отражением - если менеджер «накосячил» при вводе заказа, можно исправить, не трогая уже сформированное.

Если срочно нужно увидеть записи по конкретному документу, есть кнопка «ДтКт» в форме документа. Нажал, выбрал «Отразить документ» - проводки появились. Но это для экстренных случаев, в штатном режиме лучше работать по расписанию.

Еще один нюанс: бухгалтеры привыкли, что в Бухгалтерии при списании материала сразу видна его стоимость. Здесь стоимость списания появляется только после расчета себестоимости при закрытии месяца. До этого момента в ОСВ по счету 10 будет только количество. Это пугает, но логика железная: себестоимость зависит от массы факторов - распределения транспортных издержек, возвратов от покупателей, корректировок поставщиков. Пока месяц не закрыт, точную цифру просто невозможно знать.

В практике встречаются ситуации, когда закрытие в крупной производственной компании растягивается на несколько часов. База данных блокируется, пользователи не могут работать. И если в управленческом контуре нужно только рассчитать плановую себестоимость и обновить аналитику, бухгалтерский контур требует выполнения регламентных операций строго по правилам: сначала амортизация, потом списание материалов в производство, затем выпуск продукции, и только после этого закрытие счетов 20, 23, 25, 26. Нарушение последовательности приводит к ошибкам в отчетности.

Именно здесь возникает вопрос: а нужно ли вообще держать бухгалтерию в ERP, или логичнее вести ее отдельно?

Получить консультацию

Ответим на все Ваши вопросы по программам и услугам 1С

Задать вопрос

Вести учет в ERP или в отдельной базе 1С:Бухгалтерии?

Этот вопрос мы слышим на каждом втором проекте внедрения. И однозначного ответа нет. Есть факторы, которые нужно взвесить. А ведь многие компании предприятия до сих пор работают на устаревшей «1С:Управление производственным предприятием (УПП)». Современное решение пришло на смену, и одно из ключевых изменений касается именно финансов.

Сравнение 1С:ERP, 1C:УПП и 1С:Бухгалтерии

Раздельная схема - это когда оперативный контур живет в ERP, а бухгалтерский и налоговый учет ведется в отдельной базе 1С:Бухгалтерия. Данные между системами передаются через обмен: реализации, поступления, банковские операции, кадровые приказы выгружаются из ERP и загружаются в бухгалтерскую базу.

Главное преимущество - специализация. Бухгалтеры работают в привычной среде Бухгалтерии 3.0, где весь функционал заточен под их задачи. Формы отчетности, сверки с контрагентами, работа с банковскими выписками, интеграция с порталом ФНС через оператора электронного документооборота - все это реализовано в Бухгалтерии на высоком уровне и регулярно обновляется под изменения законодательства.

В ERP такие обновления выходят с задержкой. Новая форма декларации по НДС появилась в законодательстве - в Бухгалтерии 3.0 обновление выйдет в течение недели. В ERP это может занять месяц, потому что платформа обновляется по другому циклу релизов. Для компаний, которые работают в жестко регулируемых отраслях или часто сталкиваются с налоговыми проверками, это критично.

Второй плюс раздельной схемы - независимость контуров. Бухгалтерия может закрывать период, проводить инвентаризацию, исправлять ошибки в проводках, не затрагивая оперативный контур. ERP может продолжать обрабатывать заказы и отгрузки, даже если бухгалтеры закрыли месяц и больше не принимают документы за прошлый период. Это важно для распределенных структур, где региональные офисы работают с оперативными данными, а головная бухгалтерия ведет консолидированный учет.

Третий аспект - кадры. Найти специалиста, который знает Бухгалтерию 3.0, проще и дешевле, чем специалиста по регламентированному учету в ERP. Рынок труда асимметричен: Бухгалтерия - это массовый продукт с огромной базой пользователей, курсами, сертификациями. ERP - продукт для крупных предприятий, специалистов мало, их нужно либо растить внутри, либо переплачивать при найме.

Есть и существенные минусы.

Первый - рассогласование данных. Как бы качественно ни был настроен обмен между решениями, он всегда создает временной лаг. Менеджер отгрузил товар в 15:00. Обмен с бухгалтерией запускается раз в день, ночью. Значит, до следующего утра в бухгалтерской базе этой отгрузки не будет. Если нужно срочно выставить счет-фактуру или сформировать документы для контрагента, возникает проблема.

Можно настроить обмен в режиме реального времени, но это усложняет архитектуру и создает дополнительные точки отказа. Одна из решений временно недоступно - обмен останавливается, начинают накапливаться неотправленные документы, потом нужно разбираться с очередями и дублями.

Второй минус - дублирование справочников. Номенклатура, контрагенты, организации, подразделения, сотрудники - все это нужно поддерживать в двух базах. Да, можно настроить синхронизацию, но полностью автоматизировать процесс сложно. В ERP создали новую позицию номенклатуры - нужно убедиться, что она корректно передалась в Бухгалтерию и там заполнены все обязательные реквизиты для учета. Переименовали контрагента - нужно проверить, что изменение отразилось везде.

Третий минус - стоимость владения. Две базы - это два комплекта лицензий, повышенные требования к серверу, два объекта для резервного копирования и мониторинга, два набора настроек для обновлений. Если компания работает с облачной инфраструктурой, затраты на содержание дополнительной базы могут быть существенными.

Четвертый - сложность отчетности. Если руководству нужен консолидированный отчет, где данные управленческого учета сопоставляются с бухгалтерскими, приходится строить отдельные витрины данных или использовать внешние системы бизнес-аналитики. В единой базе такой отчет строится стандартными средствами платформы.

Единая схема, когда весь учет ведется в ERP, решает проблемы интеграции, но создает свои вызовы. Главный из них - квалификация пользователей. Бухгалтер, который работает в ERP, должен понимать не только бухгалтерский учет, но и логику оперативных процессов. Он должен разбираться, как формируется себестоимость из данных производственных заказов, как работает партионный учет товаров, как связаны заявки на оплату с банковскими выписками.

Это повышает входной порог. Новый сотрудник не может сразу начать работать - нужно обучение, причем не поверхностное. Типичная ситуация: бухгалтер из Бухгалтерии 3.0 приходит в компанию с ERP и первые месяцы буквально теряется. Привычные документы называются по-другому, структура меню непривычная, появляются дополнительные сущности вроде заказов, спецификаций, маршрутных карт, которые в Бухгалтерии не нужны, но в ERP влияют на формирование проводок.

Второй вызов - гибкость настройки. В Бухгалтерии 3.0 можно вручную подкорректировать проводки, добавить проводку, изменить счет учета прямо в документе. В ERP такая свобода ограничена. Проводки формируются по алгоритмам, заложенным в конфигурацию. Если нужно что-то нестандартное - скажем, отразить сложную операцию по договору мены с доплатой - придется либо дорабатывать конфигурацию, либо искать обходные пути через типовые документы.

Третий момент - обновления. ERP обновляется реже и сложнее, чем Бухгалтерия. Релизы выходят раз в квартал, установка обновления - это проект, который требует тестирования, особенно если конфигурация модифицирована. В Бухгалтерии обновление можно накатить за час, в ERP это может занять дни. А учитывая, что изменения законодательства часто бывают срочными, возникает риск не успеть подготовиться к новым требованиям.

Но при всех сложностях единая схема дает то, чего не может дать раздельная - полную прозрачность данных. Бухгалтерская служба видит в реальном времени, что происходит в оперативном контуре. Отгрузили товар - сразу появились проводки, можно формировать счет-фактуру и книгу продаж. Произвели списание материала - немедленно отразилось на счетах учета производственных затрат. Не нужны процедуры сверки между подразделениями, не возникают споры, почему данные не сходятся.

Правильный выбор архитектуры - это баланс между гибкостью и стоимостью владения. Для компаний с очень сложными, уникальными бизнес-процессами и высокими требованиями к кастомизации оперативного контура раздельная схема часто оказывается более жизнеспособной. Для предприятий, чьи процессы укладываются в типовой функционал ERP, единая база предпочтительнее.

Аналитика в регламентированном учёте

При переводе данных из оперативного в регламентированный контур ключевую роль играют аналитические разрезы. На счетах бухучёта в ERP по умолчанию выделено до 5 показателей (аналитик), которые связывают управленческую информацию с регламентом. Это три субконто (устанавливаемые индивидуально для каждого счета) и два сквозных измерения. В типовом учете 1С:ERP ими являются Подразделение и Направление деятельности.

Подразделение – структурное звено, ответственное за часть операции (например, склад по дебету и отдел закупок по кредиту).

Направление деятельности позволяет учитывать операции по сегментам бизнеса (проекты, контракты или внутренние направления), что важно для составления сегментной отчетности. Эти показатели «связки» между принятым решением на уровне руководства и результирующим бухгалтерским отражением.

При внедрении регламентированного учёта важным считается выстроить правила документооборота так, чтобы первичные документы автоматически собирали все нужные аналитики (департамент, проект и т.д.), а при формировании отчётности эти данные уже присутствовали в проводках.

Факторы, влияющие на выбор архитектуры учетной системы

Чтобы принять взвешенное решение, нужно проанализировать несколько ключевых параметров вашего бизнеса.

1. Масштаб операций. Если компания обрабатывает тысячи документов в день - заказы, отгрузки, поступления, платежи - производительность становится критичным фактором. В единой базе большой объем транзакций создает нагрузку на СУБД. Запросы к бухгалтерским регистрам конкурируют за ресурсы с оперативными операциями. База разрастается, индексы увеличиваются, скорость работы падает.

2. Раздельная схема дает преимущество: оперативная база остается быстрой, бухгалтерская - компактной. Обмен данными происходит в фоновом режиме.

Но если объем операций умеренный - несколько сотен документов в день - единая база справляется без проблем.

3. Сложность бизнес-процессов. Есть компании, чьи процессы хорошо описаны типовыми решениями. Торговля, дистрибуция, простое производство, оказание услуг - для них стандартный функционал ERP подходит с минимальными доработками. В таких случаях держать учет в единой базе логично: типовые алгоритмы работают корректно, обновления не ломают бизнес-логику, поддержка несложная.

Но если у вас специфическая отрасль - скажем, проектный бизнес с долгосрочными контрактами и поэтапной сдачей работ, сложное производство с многоуровневыми маршрутами и изменяемыми спецификациями, строительство с раздельным учетом объектов и субподрядчиками - то типовой учет ERP начинает трещать по швам. Раздельная схема позволяет вынести бухгалтерию в отдельную базу, где можно настроить учет гибко.

4. Квалификация команды. Если у вас в штате есть сильные специалисты, которые понимают и ERP, и бухгалтерию, единая база - рабочий вариант.

Но если бухгалтеры - это классические специалисты, привыкшие работать в Бухгалтерии 3.0, а ИТ-отдел занимается только технической поддержкой, раздельная схема снижает риски.

5. Требования к отчетности. Если бизнесу нужна оперативная аналитика, где управленческие показатели сопоставляются с фактическими бухгалтерскими данными - единая база незаменима.

Но если отчетность строго разделена - менеджмент смотрит управленческие дашборды в ERP, бухгалтерия формирует отчетность в своей базе - интеграция данных в реальном времени не так важна. Раздельная схема работает.

6. Нормативные требования. В некоторых отраслях есть жесткие требования к системам учета. Фармацевтика, оборонка, компании с госучастием - там могут быть регламенты, которые предписывают определенную структуру учетной системы, обязательные интеграции, требования к аудиту данных. Если ваша компания попадает в такую категорию, выбор архитектуры может быть предопределен внешними факторами.

Практические аспекты настройки учета в ERP

Если вы решили вести регламентированный учет в ERP, нужно правильно настроить систему. Это не просто галочки в настройках - это проектирование учетной модели, которая должна отражать специфику бизнеса и соответствовать требованиям законодательства.

Учетная политика - фундамент всей системы. В ERP она задается в специальном документе, который определяет:

• методы оценки запасов;
• порядок признания расходов;
• способы начисления амортизации;
• правила распределения косвенных затрат.

Ключевой момент - метод оценки запасов. В торговых компаниях часто используется метод ФИФО или средней себестоимости. В производственных - плановая себестоимость с последующей корректировкой до фактической. Выбор метода влияет на весь последующий учет. Если вы неправильно выбрали метод на старте, изменить его потом крайне сложно - придется перепроводить все документы движения товаров за весь период.

Второй важный параметр - способ закрытия счетов затрат. ERP позволяет настроить многоуровневое закрытие: сначала распределяются общепроизводственные расходы (счет 25) на счета основного и вспомогательного производства (20, 23), потом закрывается вспомогательное производство на основное, затем общехозяйственные расходы (26) либо распределяются на себестоимость, либо списываются на продажи. Для каждого этапа можно задать базу распределения: прямые затраты, зарплата производственных рабочих, выручка, объем выпуска.

Учет НДС в ERP реализован подробно, но требует внимательности. Система автоматически формирует книгу покупок и книгу продаж, готовит данные для декларации. Но для этого нужно корректно заполнять реквизиты в документах: ставка НДС, счет-фактура полученный/выставленный, номер и дата ГТД для импортных товаров.

Частая ошибка - неправильное указание номенклатурных групп для товаров с разными ставками НДС. Если в одном документе отгрузки смешаны товары с 20% и 0%, а в настройках номенклатуры это не учтено, система сформирует некорректные проводки и записи в книге продаж. Исправлять такое придется вручную, что сводит на нет автоматизацию.

Еще один подводный камень - раздельный учет НДС для операций, облагаемых и не облагаемых налогом. Если компания ведет как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность (например, продает товары внутри РФ и экспортирует), нужно вести раздельный учет входного НДС. ERP это умеет, но требуется настройка: указать, какие статьи затрат относятся к облагаемой деятельности, какие - к не облагаемой, какие - общие и подлежат распределению. Без этого вы не сможете корректно сформировать декларацию.

Учет основных средств в ERP интегрирован с управлением имуществом. Каждый объект основных средств - это элемент справочника с характеристиками: инвентарный номер, местонахождение, ответственное лицо, срок полезного использования. При принятии ОС к учету формируются проводки по счету 01, начинает начисляться амортизация по счету 02.

Важно правильно настроить способы начисления амортизации. Линейный способ подходит для большинства объектов, но для некоторых категорий имущества может применяться нелинейный или ускоренный метод. В налоговом учете могут применяться амортизационные группы с повышающими или понижающими коэффициентами. Все это нужно заложить в настройки при принятии ОС к учету, потому что изменить способ амортизации после начала начисления сложно.

Еще один момент - модернизация и ремонт ОС. В ERP для этого есть специальные документы, но нужно понимать разницу: капитальный ремонт, который увеличивает первоначальную стоимость объекта, и текущий ремонт, который относится на расходы периода. Если бухгалтер ошибется и отразит капремонт как текущий, это исказит и бухгалтерскую, и налоговую отчетность.

Расчет налога на прибыль в ERP выполняется через механизм регламентных операций закрытия периода. Система рассчитывает временные разницы по ПБУ 18/02, формирует отложенные налоговые активы и обязательства. Но для корректного расчета нужно, чтобы все затраты были правильно квалифицированы: какие принимаются в налоговом учете полностью, какие - с ограничениями, какие не принимаются вообще.

Классический пример - представительские расходы. В бухучете они включаются в состав расходов полностью, в налоговом - только в пределах норматива (4% от расходов на оплату труда). Если в ERP не настроена соответствующая статья затрат с признаком нормируемых расходов, система не сможет корректно рассчитать разницы, и в декларации по прибыли будет ошибка.

Учет денежных средств относительно прост, но требует дисциплины. Банковские выписки загружаются в систему автоматически через обмен с клиент-банком или вводятся вручную. Каждая операция должна быть квалифицирована: это оплата от покупателя, платеж поставщику, перечисление налога, выдача подотчетных сумм, зарплата.

Проблема возникает, когда назначение платежа в выписке не совпадает с ожиданиями системы. Пришел платеж с назначением "оплата по договору 123", но в базе нет документа-основания - скажем, менеджер еще не ввел заказ. Бухгалтер должен либо найти документ, либо отложить проведение выписки, либо провести платеж на аванс. Если этого не сделать, а просто провести "на контрагента", в дальнейшем будет рассогласование между дебиторкой и реальной задолженностью.

Кассовые операции требуют строгого контроля лимитов и соблюдения кассовой дисциплины. ERP формирует кассовую книгу, контролирует лимит остатка наличных, формирует отчеты для ЦБ. Но если в компании несколько касс (например, касса предприятия и операционная касса в магазине), нужно правильно настроить их в справочнике и следить, чтобы операции проводились через правильную кассу.

Работа с подотчетными лицами - отдельная история. Сотрудник получает деньги под отчет, тратит их на командировочные расходы или закупку материалов, возвращается и сдает авансовый отчет. В ERP есть нюансы:

• сотруднику нужно правильно завести карточку подотчетного лица;
• при отражении авансового отчета важно правильно указать статьи затрат: командировочные расходы, ГСМ, хозяйственные материалы;
• ошибки приведут к искажению учета, особенно если расходы нормируемые.

Отдельного внимания заслуживает учет зарплаты и расчетов с персоналом. В ERP этот блок интегрирован с кадровым учетом: начисление оклада, премий, отпусков и больничных сразу формирует проводки по счетам 70 и 69, а также данные для регламентированной отчетности в ФНС и фонды. Но корректность расчета напрямую зависит от настроек: видов начислений, ставок страховых взносов, правил учета НДФЛ. Например, если неправильно настроен вид начисления «разовая премия», система может не удержать НДФЛ, что приведет к ошибкам в отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Еще один важный блок - межфирменные расчеты. Многие компании используют несколько юридических лиц в одной базе ERP, и нужно настроить корректное отражение операций между ними: реализация, займы, услуги. Здесь важно не только формирование проводок, но и консолидация данных для управленческой отчетности. Если не настроить автоматическое закрытие внутригрупповых оборотов, в бухгалтерском балансе появятся «дубли» дебиторской и кредиторской задолженности.

Завершающий этап - формирование регламентированной отчетности. В ERP есть встроенные формы деклараций по НДС, налогу на прибыль, страховым взносам, бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Отчетность можно выгружать в форматах для «1С-Отчетности» или «СБиС» и сдавать напрямую в контролирующие органы. Но автоматическая подготовка отчетов возможна только при условии, что все документы оформлены корректно. Поэтому перед закрытием периода нужно обязательно запускать проверки: «Контроль учета НДС», «Контроль регламентированных операций», «Анализ состояния бухгалтерского учета».

Таким образом, практическая настройка регламентированного учета в 1С:ERP - это не только техническая задача, но и управленческая. От того, насколько тщательно проработана учетная политика, заведен справочник статей затрат, настроены методы распределения расходов и закрытия счетов, зависит не только корректность бухгалтерской и налоговой отчетности, но и удобство работы всех пользователей.

Можно сказать, что ERP превращает бухгалтера из «оператора проводок» в архитектора учетной системы, а компанию - из набора разрозненных подразделений в единый бизнес-организм, где управленческий и регламентированный учет идут рука об руку.

Пошаговая настройка регламентированного учета

Шаг 1. Определение учетной политики

Первое, с чего начинается работа - формирование учетной политики компании. Здесь закладываются правила ведения учета:

• выбрать методы оценки МПЗ;
• задать налоговый режим (ОСНО, УСН, ПСН);
• определить правила распределения доходов и расходов.

Пример:

головная компания работает на ОСНО и ведет учет МПЗ по средней себестоимости, а дочернее подразделение - по ФИФО. В ERP это не проблема: система позволяет вести несколько методов одновременно, что в классической «Бухгалтерии» невозможно.

Шаг 2. Настройка Групп финансового учета (ГФУ)

Следующий этап - настройка ГФУ. Каждой номенклатуре, услуге или объекту затрат назначается своя группа, где задаются:

• счета учета;
• порядок распределения затрат;
• правила учета НДС;
• исключения для отдельных контрагентов или проектов.

Эта детализация позволяет ERP «понимать» специфику бизнеса. Например, транспортные расходы для одного проекта можно учитывать как прямые, а для другого - как косвенные.

Шаг 3. Проверка отражения документов

После настройки ГФУ важно протестировать, как документы формируют проводки.

• ввести типовые документы («Поступление», «Реализация», «Авансовый отчет»);
• проверить формируемые проводки;
• скорректировать настройки ГФУ при необходимости.

Задача бухгалтера - проверить корректность проводок и при необходимости скорректировать правила. Такой тестовый этап позволяет избежать неприятных сюрпризов в конце месяца.

Шаг 4. Контроль корректности данных

ERP работает только с чистыми данными, и система сама контролирует их полноту:

• запрет проведения документа без обязательных реквизитов;
• сверки остатков по складу и бухгалтерии;
• проверка начисления НДС и зарплаты.

Пример: в дистрибьюторской компании документ «Поступление» не проводился без счета-фактуры. Это решило проблему формирования декларации по НДС без ручной доработки.

Шаг 5. Формирование отчетности

Финальная точка настройки - проверка отчетов. В ERP доступен полный набор регламентированной отчетности:

• оборотно-сальдовая ведомость;
• главная книга;
• бухгалтерский баланс;
• декларации по НДС и налогу на прибыль.

ERP позволяет выгружать отчеты напрямую через 1С-Отчетность, исключая ручной перенос данных.

Преимущества и недостатки регламентированного учета в ERP

Компании, внедрившие ERP, отмечают несколько ключевых эффектов:

• закрытие месяца ускоряется в 2-3 раза;
• ошибки ручного ввода практически исчезают;
• управленческая и бухгалтерская отчётность становятся согласованными;
• руководство получает доступ к актуальным данным в режиме реального времени.

Недостатки тоже есть: проект внедрения требует инвестиций, обучение сотрудников занимает время, а привычка бухгалтеров «делать по-старому» часто мешает. Но через несколько месяцев бизнес получает систему, которая работает гораздо эффективнее.

ERP требует больше усилий на старте, но окупается за счет сокращения времени закрытия месяца, снижения ошибок и улучшения управляемости компании.

Практические советы по внедрению регламентированного учета

1. Вовлеките бухгалтеров в процесс внедрения, они должны участвовать в проекте с самого начала. Если систему настраивают только ИТ-специалисты, велик риск, что проводки будут формироваться неправильно.

2. Начинайте с простых кейсов. Сначала настройте основные документы: поступление, реализация, аванс. Проверьте, что они формируют корректные проводки. Только потом переходите к более сложным операциям.

3. Обеспечьте чистоту данных. ERP не любит «грязные данные». Если склад или продажи вводят документы с ошибками, это немедленно отражается в учете. Настройте контроль обязательных реквизитов и обучите пользователей.

4. Используйте возможности автоматизации

ERP позволяет автоматизировать многие процессы: распределение затрат, расчет резервов, сверки. Не бойтесь настраивать эти механизмы - они экономят время в будущем.

5. Постепенно откажитесь от «ручных операций». Многие бухгалтеры по привычке хотят создавать операции вручную. В ERP это нежелательно: любые ручные движения могут нарушить общую систему. Лучше настроить правила так, чтобы всё формировалось автоматически.

Ошибки при переходе на ERP

Здесь важно понимать: ERP - это не «улучшенная бухгалтерия». Это другая логика работы. Типичные ошибки компаний при переходе:

1. Недооценка роли ГФУ.
   Без правильных групп финансового учета проводки будут формироваться хаотично.
2. Попытка «сделать как в Бухгалтерии».
   ERP работает по другим принципам. Если пытаться повторить старую логику, система превращается в хаос.
3. Отсутствие контроля качества данных.
   Если не настроить проверки, ошибки пользователей будут множиться.
4. Игнорирование управленческого учета.
   Регламентированный учет в ERP тесно связан с управленческим. Если настраивать только бухгалтерию, бизнес не получит всех преимуществ.

Компании по всей России, где внедрение ERP шло поэтапно и с участием бухгалтерии с самого начала, отмечают, что результат оправдывает усилия: регламентированный учёт становится прозрачным, а бухгалтера переключаются с рутины на анализ.

Рекомендации при организации рег.учёта в ERP

• Строить непрерывный первичный документооборот. Всякий раз, когда появляется новый факт (приход товара, выплата зарплаты, списание расхода), фиксируйте его в системе сразу. Обязательно указывайте все обязательные аналитики (подразделение, проект, статью затрат и т.д.), чтобы потом при отражении не пришлось собирать информацию вручную.
• Настраивать правила отражения заранее. До ввода в продуктив собирайте типовые операции в тестовой базе и прописывайте для них правила проводок. Это позволит сразу формировать правильные записи. Полезно проанализировать, какие операции вызывает большинство вопросов, и убедиться, что для них есть четкие шаблоны.
• Привлекать бухгалтеров на этапе внедрения. Специалисты бухгалтерии должны участвовать в настройке системы с самого начала. Их опыт поможет определить нетривиальные нюансы налоговых и бухгалтерских операций. Кроме того, обязательно проводите обучение: чем лучше бухгалтеры знают логику ERP, тем меньше будет ошибок в будущем.
• Проверять результаты и сверять данные. Регулярно используйте контрольные отчёты (оборотные ведомости, журналы-ордера и т.д.) для сверки с вводимыми документами. В ERP есть инструменты блокировки неверных проводок – настраивайте их (например, по суммам или по логике заполнения аналитик). Своевременное выявление несоответствий (до сдачи отчётности) позволит внести правки без штрафов.
• Использовать дополнительные инструменты. В 1С:ERP предусмотрены дополнительные регламентные отчёты и «проверочные обработки» для анализа правильности заполнения документов. Рекомендуется проводить их по окончании каждого месяца, чтобы убедиться, что все документы отражены корректно.

Следуя этим советам, компании, как правило, получают эффективную сквозную систему учёта: первичные операции поступают из бизнес-процессов, а регламентированный учёт формируется автоматически и точно, без «двух баз» и ручной сверки. Это позволяет бухгалтерии перейти от рутинной работы к консалтингу: больше времени тратится на анализ и контроль, а не на механический перенос цифр.