С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу требования по обязательному использованию электронных перевозочных документов (ЭПД) для участников грузоперевозок. Для бизнеса это означает не просто отказ от бумажных транспортных накладных, а полноценную перестройку процессов логистики, документооборота и работы учетных систем.
Особенно важным вопрос подготовки становится для компаний, работающих в 1С. Именно учетная система становится центральной точкой формирования, подписания и передачи электронных перевозочных документов в государственную систему ЭПД.
Сегодня компании активно оценивают готовность своих процессов и инфраструктуры к новым требованиям, поскольку времени на адаптацию остается все меньше.
Почему переход на ЭПД затронет практически весь бизнес
Многие до сих пор считают, что изменения касаются только транспортных и логистических компаний. На практике обязательный переход на ЭПД затрагивает практически всех участников цепочки поставок.
Под требования попадают:
- производственные предприятия;
- дистрибьюторы;
- оптовая торговля;
- ритейл и e-commerce;
- строительные компании;
- агропромышленные предприятия;
- логистические операторы;
- перевозчики и экспедиторы.
Даже если компания самостоятельно не занимается перевозкой, но регулярно отгружает или принимает товар, она становится участником электронного перевозочного документооборота.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Переход на ЭПД — часть транспортной стратегии РФ и общей цифровизации логистики. Государство постепенно переводит перевозочные документы в единый электронный формат с передачей данных через ГИС ЭПД.
Это означает, что:
- транспортные накладные оформляются в электронном виде;
- документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП);
- данные передаются через операторов ИС ЭПД;
- информация фиксируется в государственной системе;
- участники перевозки работают по утвержденным форматам обмена.
При этом важно понимать, что ЭПД — это не просто обычный ЭДО.
Если классический электронный документооборот в основном связан с обменом актами, счетами и УПД между контрагентами, то ЭПД напрямую интегрирован с государственными системами и требует соблюдения строго регламентированных сценариев оформления перевозки.
Почему вопрос ЭПД напрямую связан с 1С
Для большинства компаний именно 1С становится основной системой, через которую будет строиться работа с электронными перевозочными документами.
Фактически 1С должна взять на себя сразу несколько задач:
- формирование электронных транспортных документов;
- хранение данных по перевозкам;
- обмен документами с оператором ЭПД;
- подписание документов КЭП;
- контроль статусов документов;
- интеграцию с логистическими процессами;
- синхронизацию с бухгалтерским и складским учетом.
Именно поэтому сейчас многие компании начинают аудит своих текущих конфигураций 1С и оценивают, насколько система готова к работе с ЭПД.
Особенно актуально это для организаций, использующих:
- 1С:ERP;
- 1С:Комплексную автоматизацию;
- отраслевые решения;
- сильно доработанные конфигурации;
- интеграции с WMS, TMS и внешними сервисами.
Во многих случаях стандартного подключения оказывается недостаточно. Требуется адаптация бизнес-процессов, настройка маршрутов согласования документов, доработка ролей пользователей и проверка совместимости текущих интеграций.
Как выглядит работа с ЭПД в 1С
В базовом сценарии электронная транспортная накладная (ЭТрН) оформляется поэтапно между всеми участниками перевозки.
Сначала грузоотправитель формирует титул 1 в 1С, подписывает его квалифицированной электронной подписью и отправляет оператору ИС ЭПД. После этого данные передаются контрагентам и загружаются в ГИС ЭПД.
Перевозчик получает документ, сверяет информацию и оформляет титул 2. На этом этапе можно добавить комментарии о состоянии груза или упаковки.
После приемки товара получатель подписывает титул 3. Если во время доставки возникли проблемы — например, повреждение груза или расхождения — замечания также фиксируются в системе.
Финальный этап — оформление титула 4 перевозчиком, после чего документооборот считается завершенным.
Вся цепочка проходит в электронном виде и фиксируется в системе, поэтому ошибки в настройке процессов или задержки подписания документов становятся критичными.
Перевозка через экспедитора: где возникают сложности
Отдельную сложность представляют перевозки с участием экспедиторских компаний.
В зависимости от схемы работы меняется логика оформления документов в 1С и распределение ролей между участниками перевозки.
Если экспедитор не принимает груз во владение, оформление ЭТрН происходит по стандартному сценарию.
Если же экспедитор принимает груз, именно он становится участником оформления титула 1 и подписывает документ вместо грузоотправителя.
Для бизнеса это означает необходимость:
- корректно настраивать роли участников в 1С;
- прорабатывать юридические схемы взаимодействия;
- адаптировать маршруты согласования документов;
- проверять корректность обмена между несколькими организациями.
Особенно внимательно к этому вопросу приходится подходить компаниям со сложной логистикой и большим количеством подрядчиков.
Почему подготовку нельзя откладывать
На практике основной риск связан даже не с самим законом, а с неподготовленными процессами внутри компании.
Организации уже сейчас сталкиваются с тем, что:
- текущие конфигурации 1С не готовы к ЭПД;
- отсутствуют необходимые интеграции;
- сотрудники не понимают новые процессы;
- контрагенты используют разные схемы работы;
- возникают сложности с КЭП;
- не настроен обмен через оператора ЭПД.
Для крупных компаний внедрение ЭПД часто превращается в полноценный проект автоматизации с участием ИТ-специалистов, логистов, бухгалтерии и юридического отдела.
Особенно это касается предприятий с большим объемом ежедневных отгрузок, где даже кратковременный сбой способен повлиять на поставки и работу склада.
Что стоит сделать уже сейчас
Компании, которые начали подготовку заранее, уже проводят:
- аудит текущей системы 1С;
- проверку готовности конфигурации к ЭПД;
- тестирование интеграций;
- настройку работы с КЭП;
- моделирование сценариев перевозки;
- обучение сотрудников;
- анализ документооборота с контрагентами;
- оценку необходимости доработок 1С.
Переход на ЭПД уже не вопрос будущего, а задача ближайших месяцев. И чем раньше компания начнет подготовку, тем меньше рисков столкнуться с остановкой процессов, проблемами при отгрузке и срочными дорогостоящими доработками в последний момент.
