Создание базы документооборота для организации на заказ
Для создания базы документооборота для организации на заказ с использованием 1С необходимо выполнить следующие шаги:
- Установить и настроить программное обеспечение 1С:Предприятие
- Создать пустую базу данных в 1С
- Определить список документов, который будет использоваться в базе. Это может быть, например, договоры, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, заявки и т.д.
- Создать метаданные для документов – это описание структуры документа (название, типы полей и т.д.), которые будут храниться в базе данных 1С.
- Разработать шаблоны документов с помощью встроенного языка 1С (в них можно задавать правила заполнения полей документов, форматы вывода и т.д.)
- Создать формы ввода данных и отчетов для каждого документа из списка.
- Создать правила автоматического заполнения документов, например, на основе данных из других документов или справочников.
- Протестировать созданную базу данных на работоспособность и соответствие требованиям заказчика.
- Развернуть базу данных на сервере организации и обеспечить ее обновление и поддержку.
В результате выполнения этих шагов мы получим работающую базу данных для документооборота, с помощью которой можно будет совершать действия, связанные с составлением и обработкой различных документов, а также получение отчетов по ним.
Преимущества конфигурации программы 1С:Документооборот
Созданная конфигурация Документооборот компанией 1С, автоматизирует и упорядочивает работу с документами в организации, контролирует исполнение проектов и учитывает трудозатраты. Создание хранилища информации и разграничение доступа к нему позволят сохранить документацию и конфиденциальность.
Функции 1С:Документооборот
«1С:Документооборот» выполняет:
- Создание и хранение информационной базы.
- Регистрация документов.
- Хранение оригиналов и работа с электронными версиями.
- Создание договоров, сопроводительной документации по шаблонам.
- Разграничение доступа.
- Организация проектов и мероприятий.
- Учет времени и трудозатрат.
- Контроль и анализ процессов.
Виды документов для учета в программе
Учет видов документов:
- корреспонденция входящая и исходящая;
- распоряжения, задачи, приказы;
- договоры с соглашениями;
- сканы;
- рассылки из программы работникам и клиентам с привязкой к документам, задачам, отчетам;
- вспомогательные файлы (черновики, согласования и др.).
Работа с договорами, выполняемая программой
В программе ведется работа от подготовки до исполнения договора:
- заполняет реквизиты автоматически из шаблона;
- согласование в установленном порядке;
- контроль сроков действия;
- продление договора;
- передача на подпись и возврат экземпляра с сопроводительными документами;
- создание отчетов для анализа по критериям сезонности, срочности и др.
Ведение проектов в программе
Возможность вести учет проектов предприятия:
- расчет календарного плана проекта на основе установленных связей задач;
- анализировать трудозатраты;
- контроль исполнения задач и этапов выполнения работы;
- создавать графический план проекта.
Планирование и учет рабочего дня
Анализ затрат времени на исполнение поручений:
- контроль времени на исполнение проектов по видам работ;
- анализ трудовых затрат по направлениям;
- расчет загруженности по задачам на период времени;
- организация доступа к календарям сотрудников;
- отчет о проделанной работе в конце дня;
- учет времени отсутствия работников.
Что решает электронный документооборот в компании
Переход на электронный учет возможен при установке программы «1С:Документооборот 8» или «1С:Документооборот КОРП» в компании с большим количеством сотрудников. Выбирают локальную или сетевую версию.
Решение проблем учета программой:
Проблема |
Как решает |
---|---|
Организация работы пользователей |
|
Создание и регистрация документов |
|
Упорядочение процесса работы |
|
Организация работы над проектами |
|
Контроль |
|
Конфигурация Документооборот повышает качество отдельных проектов и работы предприятия.