Электронный документооборот в организации
СЭД или система электронного документооборота «1C» —это программное обеспечение, позволяющий производить различные действия со всеми видами документов организации. Также программа эффективно управляет всеми процессами в компании и позволяет контролировать его деятельность.
Описание СЭД
В состав СЭД входят следующие дополнительные системы:
- Документы, подходящие в данный период времени. Эта подсистема необходима для работы со всеми документами, которые необходимы на данном этапе работы компании, все рабочие процессы организации и ежедневную работу сотрудников предприятия. В программе создаются процессы, над ними будет осуществляться контроль. Также сюда попадает настройка матрицы всех заместителей в условиях временного отсутствия главного исполнителя и функция переадресации задач.
- Создание отчетов и аналитических данных. В этой подсистеме производится сбор статистической информации для анализа документации и мониторинга деятельности персонала организации, насколько они добросовестно делают свою работу.
- Обработка данных. Здесь работают механизмы, которые самостоятельно обрабатывают все документы. Сюда также относится контроль над любой информацией в электронном виде.
- Архивация. Здесь находится вся работа с архивными данными.
- Обмен информацией. Обмен между подразделениями единой структуры.
- Администрирование. Необходима для общей настройки системы и внесения личных данных.
- Чат. Находятся новости организации, ссылки на данные в интернете, которые помогут обучиться персоналу фирмы.
Достоинства системы СЭД
Выделяют следующие достоинства:
- Простой механизм установки и последующей работы программы.
- Бизнес-процессы строятся как в стандартном режиме, так и в веб-режиме.
- Продукт интегрируется с другими программами 1С, что облегчает пользование данной системой компании.
- Возможность внесения поправок в данные.
- Есть библиотека, которая хранит все бизнес-процессы.
СЭД 1С позволяет полностью автоматизировать все процессы предприятия, которые включают определение заданий для персонала и контроль над их исполнением. Также при помощи этого программного продукта можно автоматизировать создание отчётности и их последующую регистрацию в системе 1С. СЭД также помогает быстро найти необходимый файл в системе.
Для организации электронного документооборота фирма 1С предлагает следующие решения:
- "1С:Документооборот 8"
- "1С:ЭДО"
"1С:Документооборот 8" - это программное решение компании "1С", предназначенное для организации электронного документооборота внутри организации и с партнерами. Оно помогает автоматизировать процессы обмена электронными документами, сокращает время на обработку, улучшает контроль и снижает вероятность ошибок.
Вот некоторые основные аспекты и возможности программы "1С:Документооборот":
Обмен документами: Позволяет создавать, отправлять, получать и хранить различные типы электронных документов, такие как счета-фактуры, акты, договоры, письма и другие.
Электронная подпись: Обеспечивает возможность применения электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов и их подлинности.
Автоматизация процессов: Позволяет создавать рабочие процессы для автоматической маршрутизации документов, уведомлений и согласований.
Интеграция с "1С:Предприятие": Может интегрироваться с системой "1С:Предприятие", что позволяет автоматически генерировать электронные документы на основе данных из системы учета.
Контроль доступа и безопасность: Обеспечивает уровни доступа к документам в зависимости от ролей и полномочий пользователей.
Отчетность и аналитика: Предоставляет отчеты и аналитические данные о текущем состоянии документооборота и процессах.
Сохранение и поиск документов: Обеспечивает возможность организовать хранение и поиска нужных документов.
"1С-ЭДО" - это программное решение фирмы «1С», которое обеспечивает обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами, УПД и другими электронными документами прямо из программы «1С:Предприятие» без использования других программ. Обмен можно организовать через одного или несколько операторов электронного документооборота.
Сервис 1С-ЭДО дает пользователям программных продуктов 1С ряд уникальных преимуществ:
- решение встроено в типовые конфигурации 1С, нет необходимости дополнительно внедрять программу.
- решение упрощает процесс оформления операций с маркируемыми товарами и товарами, подлежащими прослеживаемости.
- решение автоматически создает документы учетной системы на основе данных входящих электронных документов.
- приглашение контрагентов к обмену реализовано непосредственно в учетной системе 1С.
- сокращение затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде.
- возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», если они подключены через разных операторов ЭДО (роуминг).
Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей организации, обратитесь к нам любым удобным для вас способом, мы бесплатно проконсультируем и подберем для вас подходящее решение. Компания "Санто Групп" уже много лет специализируется на комплексной автоматизации предприятий, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка ПО от 1С, до реализации сложных и масштабных проектов.