Конфигурация документооборота предприятия

Создание базы документооборота для организации на заказ

Создание базы документооборота для организации на заказ на базе 1С:Предприятие - это процесс разработки и настройки информационной системы, которая будет автоматизировать процессы документооборота внутри организации. В данном случае, база данных будет создана на базе платформы 1С:Предприятие, которая предоставляет мощные инструменты для разработки и настройки корпоративных приложений.

Основные шаги для создания базы документооборота на предприятии

Анализ требований:Первый шаг в создании базы документооборота - анализ требований вашей организации. Определите, какие процессы нужно автоматизировать, какие типы документов будут использоваться и каким образом они будут взаимодействовать друг с другом.

Выбор конфигурации 1С Предприятие: На базе платформы 1С:Предприятие доступно несколько конфигураций, которые могут быть адаптированы для базы документооборота. Например, "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия", "1С:Управление персоналом" и другие.. Вам нужно выбрать наиболее подходящую конфигурацию, основываясь на требованиях организации.

Разработка функционала: Следующий шаг - это разработка необходимого функционала для базы документооборота. Это включает создание шаблонов документов, настройку прав доступа, создание рабочих процессов (workflow) и определение логики взаимодействия между документами. Вот некоторый перечень работ, которые могут выполняться во время разработки:

1. Установить и настроить программное обеспечение 1С:Предприятие
2. Создать пустую базу данных в 1С
3. Определить список документов, который будет использоваться в базе. Это может быть, например, договоры, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, заявки и т.д.
4. Создать метаданные для документов – это описание структуры документа (название, типы полей и т.д.), которые будут храниться в базе данных 1С.
5. Разработать шаблоны документов с помощью встроенного языка 1С (в них можно задавать правила заполнения полей документов, форматы вывода и т.д.)
6. Создать формы ввода данных и отчетов для каждого документа из списка.
7. Создать правила автоматического заполнения документов, например, на основе данных из других документов или справочников.
8. Протестировать созданную базу данных на работоспособность и соответствие требованиям заказчика.
9. Развернуть базу данных на сервере организации и обеспечить ее обновление и поддержку.

Интеграция с другими системами: Если ваша организация использует другие системы, например, систему учета или систему электронной почты, то необходимо обеспечить интеграцию между 1С:Предприятие и этими системами. Для этого могут использоваться различные методы, такие как импорт/экспорт данных, использование API или настройка обмена данными через стандартные форматы (например, XML или CSV).

Настройка отчетности: Одним из важных аспектов базы документооборота является возможность получения различных отчетов и аналитики. Настройте необходимые отчеты, чтобы предоставить пользователю информацию о состоянии документов, производительности и других важных показателях.

Тестирование и отладка: После разработки базы документооборота проведите тестирование всех функций и процессов. Выявите и исправьте возможные ошибки и проблемы.

Внедрение и обучение: После успешного завершения тестирования внедрите базу документооборота в организацию. Проведите обучение сотрудников работе с системой, объясните им ее функционал и особенности.

Поддержка и сопровождение: После внедрения базы документооборота обеспечьте ее поддержку и сопровождение. Регулярно обновляйте систему, вносите изменения в функционал по мере необходимости и решайте возникающие проблемы.

В результате выполнения этих шагов мы получим работающую базу данных для документооборота, с помощью которой можно будет совершать действия, связанные с составлением и обработкой различных документов, а также получение отчетов по ним.

Преимущества конфигурации программы 1С:Документооборот

Созданная конфигурация Документооборот компанией 1С, автоматизирует и упорядочивает работу с документами в организации, контролирует исполнение проектов и учитывает трудозатраты. Создание хранилища информации и разграничение доступа к нему позволят сохранить документацию и конфиденциальность.

Функции 1С:Документооборот

«1С:Документооборот» выполняет:

1. Создание и хранение информационной базы.
2. Регистрация документов.
3. Хранение оригиналов и работа с электронными версиями.
4. Создание договоров, сопроводительной документации по шаблонам.
5. Разграничение доступа.
6. Организация проектов и мероприятий.
7. Учет времени и трудозатрат.
8. Контроль и анализ процессов.

Виды документов для учета в программе

Учет видов документов:

• корреспонденция входящая и исходящая;
• распоряжения, задачи, приказы;
• договоры с соглашениями;
• сканы;
• рассылки из программы работникам и клиентам с привязкой к документам, задачам, отчетам;
• вспомогательные файлы (черновики, согласования и др.).

Работа с договорами, выполняемая программой

В программе ведется работа от подготовки до исполнения договора:

• заполняет реквизиты автоматически из шаблона;
• согласование в установленном порядке;
• контроль сроков действия;
• продление договора;
• передача на подпись и возврат экземпляра с сопроводительными документами;
• создание отчетов для анализа по критериям сезонности, срочности и др.

Ведение проектов в программе

Возможность вести учет проектов предприятия:

• расчет календарного плана проекта на основе установленных связей задач;
• анализировать трудозатраты;
• контроль исполнения задач и этапов выполнения работы;
• создавать графический план проекта.

Планирование и учет рабочего дня

Анализ затрат времени на исполнение поручений:

• контроль времени на исполнение проектов по видам работ;
• анализ трудовых затрат по направлениям;
• расчет загруженности по задачам на период времени;
• организация доступа к календарям сотрудников;
• отчет о проделанной работе в конце дня;
• учет времени отсутствия работников.

Что решает электронный документооборот в компании

Переход на электронный учет возможен при установке программы «1С:Документооборот 8» или «1С:Документооборот КОРП» в компании с большим количеством сотрудников. Выбирают локальную или сетевую версию.

Решение проблем учета программой:

Конфигурация Документооборот повышает качество отдельных проектов и работы предприятия.

Создание базы документооборота на заказ является достаточно сложным процессом, требующим определенных навыков и опыта. Рекомендуем обратиться к опытным специалистам или IT-компаниям, специализирующимся на разработке 1С-решений, чтобы получить подробные консультации и помощь в создании базы документооборота, полностью удовлетворяющей потребностям вашей организации. Оставляйте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!